Tietämyksenhallinta myynnistä ylläpitoon

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli parantaa tietämyksenhallinnan menetelmiä inPulse Works Oy:ssä. Lähtökohtana oli perehtyä eri teorialähteisiin ja poimia niistä inPulse Works Oy:n käyttöön sopivia menetelmiä, jotka ovat nopeasti ja pienellä vaivalla käyttöönotettavissa.

Opinnäytetyön johdannossa kuvattiin lyhyesti inPulse Worksin historiaa sekä yrityksen nykyisiä päätuotteita. Teoriaosassa esitellään sellaisia käsitteitä kuten aineeton pääoma sekä tietämys ja sen synty. Tämän lisäksi esitettiin niitä ITIL(Information Technology Infrastructure Library)-menetelmän osia, joiden käyttöönottamista kannattaisi miettiä ja suunnitella inPulse Works Oy:ssa.

Valitut kehityskohteet jakautuvat, dokumentointiin ja työnohjaukseen. Dokumentointiosiossa esitellään valitut dokumentit, joiden avulla saadaan levitettyä tietämystä tehokkaasti yrityksen sisällä. Dokumenteista kaksi ympäristökuvaus ja inWorks-integraatiokuvaus, ovat tyypiltään arkkitehtuurikuvia, joissa on esitetty palvelimia, kansioita, sovelluksia ja niihin liittyviä kolmannen osapuolen sovelluksia. Kaksi kehityskohtaa liittyivät Jira-sovellukseen, kuinka sen avulla saadaan paremmin tietoa mitä versioiden mukana on kehitetty. Näitä uusia Jira issuen tietokenttiä ovat Configuration Notes ja Relese Notes. Henkilöiden omasta osaamisesta tehtiin kaksi erilaista Excel-matriisia. Toisessa kartoitetaan henkilön tekninen osaaminen ja toisessa kartoitetaan hänen tuotekohtainen osaamisensa. Edellä mainittujen osaamismatriisien avulla työnohjauksen on helpompi etsiä työ tehtäville paras vapaana oleva tekijä. Työnohjauksesta kehitettiin työnohjaus-prosessia sekä muutettiin tuotekehityksen organisaatio vastaamaan yrityksen tuotejakoa. Jiraan tehtiin myös työnohjauksen näkökulmasta kaksi muutosta. Projektien kokonaistilanteiden näkemistä varten otettiin käyttöön Kanban-näytöt. Jira-sovelluksessa olevan yksittäisen työtehtävän tilan käsittelyprosessi mallinnettiin. Lopuksi kuvattiin seurannan tärkeys. Kaikkia muutoksia tulee seurata ja valvoa, jotta ne muuttuvat toimintatavoiksi.

The purpose of this thesis was to improve knowledge management methods at inPulse Works. The starting point was to study different theoretical sources to choose the suitable methods for inPulse Works Oy which can be quickly and with little effort effectively implementable.

The introduction of the thesis briefly describes inPulse Works' history, as well as the current main products. The theoretical part introduces concepts such as intellectual capital, what is knowledge and how new knowledge is generated.

The selected development projects are divided into two different types, documentation and resource planning. Two documents, the description of environment and description of inWorks integration are architecture pictures which show the servers, folders, applications and related third part applications. Two development projects shall relate to Jira, how it will provide better information about what has been developed with the different software versions. These new Jira issue data fields are Relese Notes and Configuration Notes. Two different Excel matrixes were made. The second identifies the technical know-how and the other identifies the employee product-specific know-how. The above mentioned competence matrix means that for the supervision it is easier to look for the best free employee.

As a result of this thesis, the resource planning supervision process was developed and the product development organization was changed to respond the company's product division. Two changes were also made to Jira from the perspective of supervision. Finally, the importance of follow-up was described. All above mentioned changes must be monitored and supervised so that they will change from ideas to practices.