Leanin mittaamista IT-organisaatiossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tarkastella IT-organisaation tehokasta toimintaa lean-johtamisen näkökulmasta. Lean-johtamisen avulla voidaan löytää organisaation toiminnasta hukkatyötä. Hukkatyö voidaan määritellä työksi, joka ei tuota arvoa asiakkaalle. Se aiheutuu leanin teorian mukaisesti usein siitä, että liiketoimintaprosessien virtaus ei ole tehokasta.

Työn teoreettinen osuus keskittyi organisaatioiden strategiseen johtamiseen. Erityisesti huomio kohdistui tasapainotetun tuloskorttijohtamisen malliin, joka on yksi organisaatioiden johtamisessa käytetyistä viitekehyksistä. Lukijalle esiteltiin, miten lean voidaan nähdä olennaisena osana tuloskorttijohtamisen mallia, jonka yksi osa-alue on juuri liiketoimintaprosessien virtausnopeuden parantaminen.

Itse leaniin liittyvässä teoriaosuudessa kuvailtiin sitä koskevia olennaisimpia käsitteitä, joita ovat prosessien resurssi- ja virtaustehokkuus, prosessien virtaustehokkuuteen vaikuttavat lait, työhön liittyvät hukan muodot ja työn organisointiin liittyvä 5S-malli. Näiden avulla kuvattiin, miten organisaatiossa tehtyä työtä voidaan tutkia ja kenties kehittää lean-johtamisen näkökulmasta.

Työn tutkimusosiossa keskityttiin mittaamaan organisaation lean-osaamisen nykytilaa. Tätä selvitettiin kyselylomakkeella, joka pohjautui pääosin määrällisen tutkimuksen menetelmään. Yleisen kuvan saamiseksi kysely lähetettiin kaikille organisaation työntekijöille ja sillä pyrittiin saamaan vastauksia kahteen kysymykseen: missä määrin työ on tällä hetkellä leanjohtamisen mukaista, ja missä määrin lean-johtamiseen liittyviä käsitteitä tällä hetkellä tunnetaan?

Tuloksista voitiin päätellä, että lean on organisaatiolle kohtalaisen uusi asia. Yleisimpiä käsitteitä ei juuri tunneta, etenkin vanhempien työntekijöiden keskuudessa. Tämänhetkisen toiminnan tarkastelussa havaittiin monia kehittämiskohteita, joista olennaisimpina oli työprosessien tarkempi kuvaus ja niiden roolien ja vastuiden tarkempi määrittely sekä tiedon löydettävyyden parantaminen. Jos organisaation johto päättää lähteä kehittämään työskentelymalleja lean-johtamisen suuntaan, tämä työ antaa siihen hyvän lähtökohdan.

This thesis discusses effective work in an IT organization focusing on lean management which helps to find out waste in the organization. Waste can be described as work which does not provide any value to the customer. According to the lean management theory, waste is often the result of business processes which are not flowing efficiently.

The theoretical part of this thesis concentrated on the strategic management of an organization. Especially the Balanced Scorecard model was explained. Lean management was introduced here as a part of the Balanced Scorecard model, which emphasizes the need to develop business processes.

The lean management itself was introduced with its essential concepts, which are the resource and flow efficiency of business processes, the laws affecting the flow of processes, the different types of waste and the 5S model of organizing work. These concepts help the reader to understand how to inspect and perhaps develop the work in an organization from a lean management perspective.

The empirical part of the work concentrated on measuring the current level of lean knowledge in the organization. This was accomplished by a survey which was mostly based on a quantitative approach. The survey was sent to all employees of the organization and it was designed to answer two questions: to what extent the current work is lean management compliant and to what extent the common lean concepts are known.

The results showed that the lean management is a moderately new thing for the organization. The most common concepts were not well known, especially among the older employees. The analysis of the current work showed several development areas, of which the most essential were a more detailed documentation of processes and their roles and responsibilities. Another essential development area was to enhance information discoverability. If the organization’s management decides to develop the work processes with lean management principles, this work gives it a good place to start.