Sähköisen rakennuslupahakemuksen asiakashyöty kuntanäkökulmasta

Abstract

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää sähköisen rakennuslupahakemuksen asiakashyöty kuntanäkökulmasta, Lupapiste-palvelussa. Tutkimuksessa vertailtiin perinteistä paperilla toimitettavaa rakennuslupahakemusta Lupapiste-palvelussa tehtyyn sähköiseen rakennuslupahakemukseen. Vertailulla pyrittiin selvittämään palvelun aika- ja kustannushyöty asiakaskunnalle. Sähköiseen palveluun oleellisesti liittyvä sähköinen tiedon säilytys, eli tässä tapauksessa sähköinen arkisto, oli mukana palvelun hyötynäkökulman pohdinnassa.

Tutkimuksen teoriaosuudessa kerrottiin lähtökohdat sähköisten palveluiden tarpeellisuudelle ja esiteltiin hankkeet, joiden kautta nykyisiin palveluihin ja niiden muodostumiseen oli päädytty. Rakennusvalvonnan tehtävät ja siihen liittyvät ohjelmistot olivat keskeinen osa tätä työtä. Teoriaosuudessa oli mukana myös lakiin liittyvät kohdat, jotka määrittelivät palveluiden vaatimustason.

Tiedon hankinta tutkimukselle toteutui keräämällä tietoa rakennusluvan käsittelystä kuudessa vertailukunnassa. Luvan käsittelystä kunnassa kerättiin tietoa jokaisesta yhteydenotosta tai käsittelykerrasta, sekä siihen käytetystä ajasta. Näiden tulosten perusteella pyrittiin selvittämään Lupapiste-palvelun hyöty asiakkaalle.

Tutkimuksessa selvisi, että palvelusta saatava välitön hyöty oli merkittävä, sillä luvan käsittelyn vaiheet olivat käytännössä samat molemmilla hakutavoilla. Paperimuotoisen rakennuslupahakemuksen käsittelyyn liittyvät, eniten aikaa vievät tekijät, olivat asiakaspalvelussa tapahtuva asiakaskontaktiin liittyvä keskustelutilanne, sekä varsinaisen hakemuksen tietojen siirto kuntarekisteriin.

Sähköisen palvelun täysi asiakashyöty olisi mahdollista saavuttaa vasta asiakkaan liittyessä sähköiseen arkistointiin ja tiedonhallintaan. Sähköisen arkiston myötä, alkaisi palvelun todellinen hyöty saavuttaa siihen kohdistetut odotukset ja palvelulla olisi mahdollista saavuttaa kustannussäästöjä.

The aim of this final year project was to determine the benefits of an electronic building permit application in a service called Lupapiste.fi by comparing the processing of applications submitted through the Lupapiste.fi-service to ones submitted on paper. The comparison aimed at establishing the time and cost benefits of the service for municipalities. Furthermore, the benefits of an electronic archive were reviewed.

The project studied the reasons for establishing an electronic service and the steps that had led to the formation of the current services. The tasks of the building inspection authority and any software necessary for it were also looked into, together with the legislation defining the requirements for such a service. Information on building permit processing was collected from six municipalities. At each, contact with the client and every step of the permit process was followed. The analysis of the information was to show the benefits of the Lupapiste.fi service for the municipalities.

The study revealed that Lupapiste.fi offers significant benefits by eliminating the most time-consuming steps of paper applications. It is possible to achieve the full benefits and cost savings of the service by signing up in the electronic archive and data management system.