HR-prosessien kehittäminen : Rekrytointiprosessin toimintatapamuutoksen jalkauttaminen Helsingin kaupungin nuorisoasiainkeskuksella

Abstract

Kehittämistehtävänä on ollut jalkauttaa rekrytoinnin toimintatapamuutosta Helsingin kaupungin Nuorisoasiainkeskuksella.

Muutos edistää lähiesimiesten sähköisen rekrytointijärjestelmän käyttöä eli jalkauttaa toimintatapamuutosta rekrytointiprosessin kaupunkitasoisen tavoitetilan saavuttamiseksi. Aikaisemmin HR on tehnyt ilmoittelun esimiesten puolesta. Tavoitteena on, että esimiehet tekevät sen itse.

Kehittämistehtävä liittyy Helsingin kaupungilla käynnissä olevaan HR-tietojärjestelmähankkeeseen. Hankkeen tavoitteena on, että hankkeen päätyttyä kaupungilla on käytössään selkeät, tarkoituksenmukaiset ja yhtenäiset HR-palvelut ja –prosessit ja niitä tukeva HR-tietojärjestelmäkokonaisuus.

Tutkimuksessa on käytetty toimintatutkimuksen keinoja ja teoreettisena viitekehyksenä on ollut prosessijohtaminen, jatkuvan parantamisen malli sekä muutosjohtaminen. Muutoksen mittarit ovat olleet sekä määrällisiä että laadullisia.

Kehittämistehtävä toteutettiin kolmen työpajatyyppisen lähiesimieskoulutuksen sarjana syksyn 2016 aikana. Koulutuksen jälkeen tarkasteluhetkellä tunnuksia sähköiseen järjestelmään oli haettu 19, kun niitä lähtötilanteessa ei ollut yhtään. Tarkasteluajanjakson jälkeen määrä on vielä lisääntynyt.

Koulutuksiin pääsi osallistumaan 23 henkilöä 36 lähiesimiehestä. Henkilöstöä nuorisoasiainkeskuksella on kaikkiaan noin 200. Tulevan organisaatiomuutoksen myötä kesäkuussa 2017 Nuorisoasiainkeskus lakkaa ja sulautuu osaksi kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialaa.

The development task has been deploying recruitment action in the Helsinki Youth Department. The meaning is to promote the use of the electrical recruitment system of superiors, or deploying a change of action to achieve the goal of city-level status of the recruitment process. The aim is that superiors are doing it for themselves. Previously HR has done it for them.

Development task is part of the current HR information system project. The project aims at the completion of the smaller project to at its disposal a clear, appropriate and consistent HR services and processes and amount of HR information systems which are supporting those.

The study used action research methods. Theoretical framework has been in process management, continuous improvement model, as well as change management. Change indicators have been both quantitative and qualitative.

The development task was carried out by three workshoptype training sequence for superiors during the autumn 2016. After the training 19 members have got the ID’s to the system. After the review period, the number is still increasing.

The training was involved in 23 persons of 36 superiors. The total staff of the Youth Centre is about 200 people. The future organizational change in June 2017 The Youth Centre merges into the cultural and leisure sector.