Toiminnanjohtajan perehdyttämiskansio : Oulun Nuoret Kotkat Piirijärjestö ry

Abstract

Opinnäytetyön taustalla on toimeksianto ja toimeksiantajana oli lasten- ja varhaisnuorten etu- ja toimintajärjestö Oulun Nuoret Kotkat Piirijärjestö ry. Opinnäytetyö on toiminnallinen ja tähtää käytännön ongelman ratkaisuun. Työn taustalla oli tarve ohjeistukselle liittyen toiminnanjohtajan henkilöstö-, palkka- ja taloushallinnon töihin. Rajaus on tehty sillä perusteella, että kyseessä on taloushallinnon opinnäytetyö.

Opinnäytetyö jakaantuu julkiseen raporttiin ja salaiseksi luokiteltuun tuotokseen. Raportti käsittelee henkilöstö-, palkka- ja taloushallintoa yhdistysten näkökulmasta, kun taas tuotos on käytännön ohjeita vaihe-vaiheelta, liittyen toiminnanjohtajan töihin. Raportilla ja tuotoksella on aiheellisesti sama rakenne. Raportissa käydään läpi henkilöstöhallinto, palkkahallinto ja taloushallinto yhdistysten näkökulmasta, keskittyen niihin liittyviin erityispiirteisiin sekä esitellään perehdyttämiskansio niiltä osin, kuin se on mahdollista. Raportin menetelmät ovat laadullisia ja sen lähdemateriaalina on lakeja, asetuksia ja säädöksiä, jotka vaikuttavat yhdistyksien henkilöstö-, palkka- ja taloushallintoon, lisäksi apuna on käytetty alan kirjallisuutta.

Opinnäytetyön tulos on tuotos, perehdyttämiskansio, joka sisältää käytännön ohjeistuksen henkilöstö-, palkka- ja taloushallintoon. Tuotosta varten on selvitty mitä toiminnanjohtajan työnkuvaan kuuluu, miten hän tekee työnsä ja miten ne on aikataulutettu. Ohjeistuksen materiaali on kerätty työskentelyn yhteydessä ja se sisältää muistiinpanoja sekä kuvankaappauksia työvaiheista. Oletuksena on, että henkilö, joka käyttää tuotosta apunaan, tuntee jo ennalta henkilöstö-, palkka- ja taloushallinnon perusteet.

Perehdyttämiskansiota ei voi soveltaa laajemmin, sillä kyseessä on yhden yhdistyksen yhden työntekijän tapa tehdä kyseiset toimet. Ohjeistus ei ole täydellinen, joten työtä vielä riittää sen suhteen ja lisäksi olisi tarvetta ohjeistaa muun muassa järjestötyöhön liittyviä toimia. Oman ongelmansa aiheuttavat päivittyvät ohjelmistot ja hakemuskaavakkeet, mistä syystä myös kansion ohjeistuksia täytyy päivittää. Kenen vastuulla ja kuinka usein se on, on yksi pohdittavista asioista. Myös digitalisoituminen olisi huomioitava ja mietittävä sitä, milloin nykyiset ohjelmistot ja työtavat eivät enää aja asiaansa.

This thesis was commissioned by the children and youth’s interest and operation association Oulun Nuoret Kotkat Piirijärjestö ry. The thesis was practice-based and aimed at the solution of the practical problem. The purpose was to create the instructions related to the executive director’s work concerning the personnel, payroll, and financial administration.

The thesis is divided into a theoretical and a practical part. The both parts have the same structure. The theoretical part is done from the point of view of the associations. It concentrates on those special features the associations have in the field of personnel, payroll, and financial administration. The theoretical part of the thesis also presents the practical part briefly. The methods of the theoretical part are qualitative and the sources are the laws, regulations and ordinances which have an impact on the personnel, payroll, and financial administration of the associations. Furthermore, research literature related to the topics was used.

The practical part of the thesis concentrates on the orientation manual which is a systematic guide to the work and which is classified. It was important to find out what the job description of the executive director is, how she does her work and how the work is scheduled. The material of the manual was collected during the working processes and by surveying the working of the executive director. The material includes written notes and screen captures from the different working phases. The orientation manual is based on the presumption that the user has at least some knowledge from the fields of personnel, payroll, and financial administration.

The orientation manual is made from the point of view of the one worker of one association, therefore it cannot be used in general. The guide does not include all the work phases from the topics and there are still a lot of instructions to be made. There is also a need for instructions on the work tasks related to organizational activities themselves. The updates of the software and application forms cause problems because someone must update the manual. One of the things to be considered is, who is that person who takes care of the updates of the manual and how often it is done. Digitalization also needs to be acknowledged and the validity of the present software and the methods used need to be considered.