Tapahtuman järjestäminen - Siika Gaala 2017

Abstract

Opinnäytetyömme aiheena oli tapahtuman järjestäminen Tornionlaakson Kesä-siika -hankkeelle. Tavoitteenamme oli suunnitella kaksikielinen, avoin tapahtuma siikaharrastajille, hankkeen rahoittajille sekä muille hankkeessa mukana oleville ryhmille ja yleisölle. Olimme mukana järjestämässä hankkeen edellistä tapahtumaa keväällä 2016, jonka pohjalta saimme idean opinnäytetyöllemme. Halusimme hyödyntää tätä tapahtumaa uuden tapahtuman suunnittelussa.

Tutkimusongelmanamme oli saada selville, minkälaisia asioita kaksikielisen tapahtuman järjestämisessä tulisi ottaa huomioon ja tehdä suunnitelma helmikuun 2017 Siika Gaala -tapahtumalle. Perehdyimme tapahtuman suunnittelua ja markkinointia koskevaan kirjallisuuteen ja käytimme lisäksi myös internet-lähteitä. Suunnittelutyön pohjaksi käytimme kvalitatiivista menetelmää ja teimme vapaamuotoisen haastattelun siikaharrastajille ja kysyimme minkälaisia toivomuksia ja ideoita heillä olisi tapahtumaa ajatellen. Teimme myös tapahtuman onnistumisen mittaamista varten palautelomakkeen, jossa kysyimme muun muassa tapahtumapaikan ja -ajan sopivuudesta sekä tapahtumassa erityisen hyvin toimineista osa-alueista.

Kuvasimme tapahtuman suunnitteluprosessin ja sen vaiheet sekä sijoitimme suunnittelun keskeisimmät pääkohdat aikajanalle. Arvioimme lopuksi tapahtuman toteutusta ja saamaamme palautetta.

The topic of our thesis was the organization of an event for Tornionlaakso Summer Whitefish -project. The goal of our project was to plan a bilingual, open event for the fishing enthusiasts, the project financiers and other groups involved in the project, and for the public. We organized an earlier event for the project in the spring of 2016 during which we got the idea for our thesis. We wanted to develop that event and use it as a basis for the new event.

Our research problem was to find out the kinds of issue that should be taken into account when organizing a bilingual event and make a plan for the Whitefish Gala in February 2017. We familiarized ourselves with the event organizing and marketing literature, and also used some internet sources for the theoretical part of our thesis. We used a qualitative method as a basis for planning, and made a free-form interview for the fishing enthusiasts and asked them to brainstorm ideas for the new event. We also conducted a feedback survey on the event audience in which we asked for example about the suitability of timing and place of the event and areas in which we succeeded particularly well in the event.

We described the event planning part of our thesis and went through the main steps of it. We also made a timeline of tasks to help in the event planning. At the end we evaluated the implementation and feedback of the event.

Ämnet i vårt examensarbete var att ordna ett evenemang till Tornedalens Sommarsik projektet. Vårt mål var att planera ett tvåspråkigt, öppet evenemang för sommarsik-utövare, projektets finansiärer, andra inom projektet och för grupper och allmän publik. Vi var med förra våren 2016 och deltog I projektet; det var på grund av den vi fick idéen att göra vårt examensarbete i ämnet. Vi ville ta nytta av evenemanget som var för att planera ett nytt evenemang.

Planeringens problem var att få fram vilka saker man skulle ta hänsyn till när man ordnar en tvåspråkig tillställning och även planeringen till februari 2017 Sik Gala – evenemanget. Vi bekantade oss med evenemangets planering och marknadsföringens litteratur och använde oss av internet-källor. Till planeringens underlag använde vi kvalitativa metoder och gjorde en fri intervju för sik-utövare och frågade vad de hade för önskemål och idéer för evenemanget. Vi gjorde en mätning med hjälp av ett feedback-formulär, där vi frågade till exempel om evenemangets plats och tidpunkt var ändamålsenliga och vilka delar I helheten som fungerade bäst under evenemanget.

Vi beskrev evenemangets designprocessen och dess steger och gjorde en tidslinje av de viktigaste huvudpunkterna. Till slut utvärderade vi resultaten och feedback som vi fick av evenemanget.