Työnjohtajan ja huoltoneuvojan ajankäytön optimointi

Abstract

Tämän insinöörityön tavoitteena oli kartoittaa ongelmakohtia työnjohtajien ja huoltoneuvo-jien ajankäytössä ja löytää niihin ratkaisuehdotuksia. Tarkoituksena oli myös priorisoida ja aikatauluttaa työnjohdon ja huoltoneuvojien tehtäviä. Ongelmakohtia selvitettiin haastattelemalla hallityönjohtajia, tiskillä toimivia huoltoneuvojia sekä osaa mekaanikoista.

Haastatteluissa selvisi, että huoltoneuvojilla merkittävimmät ongelmakohdat liittyivät huoltopakettien puutteellisuuteen sekä laskuttamattomien tai epäselvien työmääräysten tilanteen selvittelyyn. Hallityönjohdolla merkittävin ongelma oli työvoiman puute suhteessa tehtävien määrään sekä nelipäiväisen työviikkojärjestelyn vaikutus hallityönjohdon tehokkuuteen.

Ratkaisuehdotuksena huoltopakettien puutteellisuuteen esitettiin huoltopakettien lisäämistä järjestelmään. Laskuttamattomien työmääräysten vastuuta esitettiin siirrettäväksi huoltoneuvojilta hallityönjohtajille, sillä hallityönjohto on usein paremmin selvillä keskeneräisistä töistä. Hallityönjohdon ongelmakohtien ratkaisuksi esitettiin mahdollisuutta jonkinlaisesta puhelinasiakaspalvelijasta, joka vähentäisi huoltoneuvojien ja hallityönjohdon vastuuta yhteydenottopyynnöistä ja huollon ajanvarauksista. Lisäksi ehdotettiin ottamaan harkintaan hallityönjohdon työaikajärjestelyn muuttaminen nelipäiväisestä viisipäiväiseksi.

Ratkaisuehdotusten lisäksi hallityönjohdolle ja huoltoneuvojille laadittiin Eisenhower-matriisin pohjalta priorisointimallit helpottamaan päivän aikana tulevien tehtävien tärkeysjärjestystä ja aikataulutusta. Huoltoneuvojilla tärkeä ja kiireellinen tehtävä on asiakaspalvelu, ja hallityönjohdolla mekaanikkojen työn johtaminen sekä heidän auttamisensa ja opastamisensa.

The goal of this Bachelor’s Thesis was to examine the problems concerning the usage of time in the tasks of the service advisors and the hall supervisors and finding solutions to these problems. The aim was also to prioritize and schedule the work management and the tasks of service advisors and the hall supervisors. Problem areas were examined by interviewing the staff working in these fields.

The interviews showed that the most significant problems for the service advisors were related to the lack of maintenance packages and unclear work orders. Clarifying the situation of the unbilled work orders was also a problem for the service advisors. For the hall supervisors, the biggest problem was the small amount of labor compared to the amount of tasks. Hall supervisors had only four-day week at work, which affected straight to their work performance.

To fix the problem concerning the lack of maintenance packages, there were made a proposal of increasing the amount of service packages in the system. The responsibility of unbilled work orders were advised to be moved from service advisors to the hall supervisors. Hall supervisors were usually more aware of the situation of each work order. As the solution to problem areas concerning the work of hall supervisors, there were an idea of a separate customer service worker who would take care of the contact requests and service appointments made by phone. The working schedule was also advised to be changed from four-day-week to the original schedule which includes five working days per week.

Along with these advice the priority based on the Eisenhower matrix were also made for the service advisors and hall supervisors. The point of these matrixes was to clarify the priority and schedule of each work of the day. For service advisors, the important and the urgent task is customer service. The important and the urgent task for the hall supervisors is to help and guide the work of the mechanics.