Co-Design Tool for Project Planning : Prototype for Improving Collaboration

Abstract

The thesis considers the design process of creating a co-design toolkit for the service design agency Hellon. The end-delivery’s purpose is to help Hellon’s experts in improving the collaborative project planning habits during the different phases of the design process. The project’s end-delivery is a project planning toolkit that consists three co-design tools. The aim of the toolkit is to develop Hellon’s employees to reach a consensus and develop project planning methods by visually showing the organisation’s procedures in a collectively understandable form. Additionally, the aim of the project is to awake an internal discussion about the organisation’s project planning challenges and to inspire Hellon’s experts to utilize the collective operational models as a part of their everyday working habits. The toolkit has been developed both in a digital and printed prototype format for a further development. The knowledge base the thesis focuses on the service design process and collective design methods. In addition, I have conducted research on the existing project planning tools that aim at improving the stakeholder’s cooperation and shared understanding. The design process of my thesis focuses on researching Hellon’s present project planning practises and challenges in order of creating a design solution for the employee’s needs. During the process of conducting the thesis, I have created a prototype of the co-design toolkit that has been implemented into the organisations active testing use. The thesis also presents a roadmap for the concept’s further development. For the future, the project’s aim is to increase the toolkit’s content to support organisation’s other internal tools and a development process of turning the toolkit into a digital application.

Opinnäytetyö käsittelee osallistavan, muotoilun menetelmiä hyödyntävän työkalupakin kehitystyötä palvelumuotoilutoimisto Hellonille. Opinnäytetyön lopputuotteen tarkoitus on osallistaa Hellonin asiantuntijoita organisaation sisäiseen projektisuunnitteluun muotoiluprosessin eri vaiheissa. Projektin lopputuote on organisaation käyttöön tarkoitettu projektisuunnittelun työkalupakki, joka koostuu kolmesta, osallistavaa projektisuunnittelua tukevasta työkalusta. Työkalupakin tarkoitus on kehittää Hellonin projektisuunnittelun metodeja sekä työntekijöiden välistä yhteisymmärrystä konkretisoimalla yrityksen projektisuunnittelun toimintatavat kaikille ymmärrettävään muotoon. Lisäksi työn tarkoituksena on herättää yrityksen sisäistä keskustelua projektisuunnittelun ja asiantuntijoiden yhteisymmärryksen haasteista sekä innostaa työntekijöitä osallistaviin projektisuunnittelun toimintamalleihin. Työkalupakista on tarkoituksenmukaisesti toteutettu sekä digitaalinen että painettu versio myöhempää jatkokehitystyötä varten. Opinnäytetyöni teoriaosuus perehtyy palvelumuotoiluprosessiin sekä osallistaviin muotoilun menetelmiin. Lisäksi olen opinnäytetyössäni arvioinut olemassa olevia, osallistavia projektisuunnittelun sekä yhteisymmärryksen lisäämisen työkaluja. Opinnäytetyöni muotoiluprosessiosuus keskittyy tutkimaan Hellonin nykyisiä projektisuunnittelun käytäntöjä ja haasteita sekä kehittämään lopputuotetta, joka tukee yrityksen asiantuntijoita päivittäisessä työssä. Kehitin projektisuunnittelun työkalupakkikonseptista opinnäytetyöprosessin aikana prototyypin, joka on otettu Hellonin organisaatiossa aktiiviseen testauskäyttöön. Opinnäytetyö esittelee konseptin toimenpidesuunnitelman mahdollisen jatkokehityksen tueksi. Projektin jatkokehitysaikomuksena on laajentaa työkalupakin sisältöä organisaation muita sisäisiä työkaluja tukevaksi sekä kehittää työkalupakki digitaaliseksi sovellukseksi.