Toiminnanohjausratkaisu pk-yrityksen tarpeisiin

Abstract

Insinöörityön tavoitteena oli selvitystyön tekeminen pk-sektorin toimijalle Yritys Oy:lle siitä, millaisia järjestelmäratkaisuja se voisi ottaa käyttöön. Projektin mahdollisia toteutustapoja tai uuden järjestelmän yksityiskohtaisempaa rakennetta ei määritelty Yritys Oy:n toimeksiannossa, joten selvitystyö sisältää toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprosessien teorian lisäksi valmiiden ohjelmistokokonaisuuksien kartoitusta ja integraatiomahdollisuuksien selvittämistä. Pienillä yrityksillä on enenevissä määrin käytössään toiminnanohjausjärjestelmiä. Kaikille pienyrityksille sopivan järjestelmän kehitys olisi hankalaa, koska eri toimialoihin erikoistuneiden yritysten toiminta voi erota keskenään suuresti. Tämän selvitystyön lähtökohtana olivat Yritys Oy:n keskenään integroimattomat, paljon erilaisia ominaisuuksia sisältävät järjestelmät, joiden tilalle pyrittiin löytämään ehjempi järjestelmäkokonaisuus. Yleisesti toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprosessi sisältää projektihenkilöstön valinnan, projektin suunnittelun, ohjelmiston valinnan ja räätälöinnin, testauksen, käyttöönoton ja henkilöstön koulutuksen järjestelmän käyttäjäksi. Myös riskien arviointi tulisi liittää järjestelmähankintaprojektiin. Yritys Oy:n järjestelmähankintaprosessi päättyi ohjelmistotoimittajien tarjouskilpailuvaiheeseen. Ohjelmistotarjouksista selvisi, että Yritys Oy:n monipuoliset käyttövaatimukset täyttävän järjestelmäkokonaisuuden hinta riippumatta ohjelmistotoimitta-jasta tai integraation toteuttajasta oli liian korkea, mikä oli syy projektin epäonnistumiseen, eikä sopimusta uudesta järjestelmäratkaisusta solmittu. Jos Yritys Oy:n projekti olisi edennyt ohjelmistoja toimittavien yritysten tarjouksista toimen-piteisiin asti, olisi saatuja tuloksia kannattanut hyödyntää ja tehdä tarkempaa vertailua hinnoittelun lisäksi muista ominaisuuksista, kuten käytettävyydestä ja jatkokehitysmahdollisuuksista, sekä laskelmoida sitä, millaisella aikavälillä uusi järjestelmä alkaisi tuottaa voittoa. Yritys Oy aikoo jatkaa sopivan ohjelmiston etsintää, joten tämän selvitystyön tuloksista ja tuloksiin perustuvista analyyseista voi olla apua tulevaisuudessa.

The purpose of this engineering thesis was to clarify the kind of system solutions that could be utilized in a small company named Yritys Oy. At the beginning of the project the conceivable methods of implementation or the structure of the future system were not defined by Yritys Oy. Therefore, the project includes identification of suitable complete software packages as well as investigation of software integration possibilities. ERP systems are increasingly being used in small enterprises. Developing a system suitable for all small enterprises would be complicated because the business needs of companies in different industries diverge widely. Non-integrated systems including various features were the basis of this final year project and the objective was to replace them by an integrated software package. Generally, the procurement process of an ERP system includes selection of the project personnel, planning the project, software selection and customization, testing, introduction of the software and educating the personnel to operate the system. The assessment of risks should also be included in the system procurement project. In Yritys Oy’s case, the tendering stage of the software providers marked the end of the ERP system procurement project. Regardless of the software provider or the integration implementer, the offers meeting the comprehensive operational requirements of Yritys Oy were considered too expensive. As a consequence the project was terminated as unsuccessful; no contract of the new ERP system was made. In case Yritys Oy’s project would have proceeded to further interaction with software providers, a more accurate comparison of the properties such as usability and further potential for development could have been conducted. Furthermore, estimation of the time frame when the new system solution would make profit could have been completed. Yritys Oy intends to continue the search of the appropriate ERP system. The thesis, the outcome and the analysis based on the results may assist Yritys Oy in the process.