Pienen yrityksen it-toimintojen siirto julkisiin pilvipalveluihin

Abstract

Insinöörityön tarkoituksena oli tutkia pienyrityksen eri mahdollisuuksia siirtyä paikallisista palvelinratkaisuista käyttämään julkisia pilvipalveluita.

Insinöörityössä toteutettiin it-toimintojen siirto paikallisesta Exchange-palvelimesta julkisiin pilvipalveluihin loppukesällä 2016 asiakasyritykselle. Asiakasyrityksen henkilöstömäärä oli 6 työntekijää ja sähköpostilaatikoiden lukumäärä 10. Julkisen pilvipalvelun palveluntarjoajan valinta tehtiin kahden alan suuren tuotteen, Microsoft Office 365 ja GoogleApps välillä. Työssä havaittiin, että Office 365 sisälsi enemmän mahdollisuuksia valita eritasoisia ja hintaisia palvelupaketteja. Suuri valintaan vaikuttanut kriteeri Office 365:n puolesta oli myös se, että Microsoftin tuotteet olivat olleet jo pitkään asiakasyrityksessä käytössä ja siten työntekijöille entuudestaan tuttuja.

Insinöörityössä toteutettiin Office 365 -palvelun käyttöönotto. Muutos vaati joitakin muutoksia asiakasyrityksen nykyiseen it-infrastruktuuriin esimerkiksi sen laitekantaan. Insinöörityön aikana havaittiin, että Office 365 -palveluun siirtymiseen on useita eri mahdollisuuksia. Siirto Office 365:een oli mahdollista tehdä asiakasyrityksessä vaiheistetusti tai yhtenä siirtoeränä toteutettuna niin kutsuttuna valmistelusiirtona. Asiakasyrityksen pienellä käyttäjämäärällä oli järkevintä toteuttaa siirto yhdessä erässä valmistelusiirtona. Työssä toteutettu ratkaisu on monistettavissa vastaavasta ympäristöstä aina 150 käyttäjän ympäristöön saakka.

Koska julkisten pilvipalveluiden palveluntarjoajat ovat kansainvälisiä suuryrityksiä, pilvipalvelujen riskeiksi havaittiin epätasapaino sopijaosapuolten välillä sekä tietoturva. Pienellä yrityksellä ei ole täyttä läpinäkyvyyttä siihen, missä pilvipalveluun tallennettu tieto lopulta fyysisesti säilytetään. Julkisten pilvipalveluiden eduiksi havaittiin pilvipalveluiden tuomat mahdollisuudet uusiin teknologioihin, jotka ennen olivat mahdollisia vain suuryrityksille. Julkisten pilvipalveluiden hyödyiksi havaittiin päivittäistä työtä helpottavat työtavat ja kustannussäästöt.

Insinöörityön lopputuloksena syntyi asiakasyritykselle toimiva sähköpostijärjestelmä ja nykyaikaiset pikaviestintä- ja videoneuvottelutyökalut. Ratkaisu osoittautui aiempaan verrattuna noin 80 prosenttia edullisemmaksi ja mahdollistaa viestintävälineiden etäkäytön lähes kaikilla päätelaitteilla.

The purpose of this thesis was to study the possibilities of a small company moving their it operations from local server solutions to public cloud services.

In the thesis, a transfer of IT operations from a local Exchange server to public cloud services was carried out at the end of summer 2016 for the client company. The client company had 6 employers, and the number of mailboxes was 10. The selection of a public cloud service provider was made between two major products of the industry, Microsoft Office 365 and GoogleApps. During the thesis project, it was found that Office 365 contained more opportunities to choose different and cost-effective service packages. One major factor for the choice of Office 365 was the fact that Microsoft's products had been in use for a long time in the client company and employees were already familiar with it.

The implementation of Office 365 was implemented in the thesis. The change required some changes to the client's current IT infrastructure, for example, its hardware portfolio. During the course of the thesis, it was found that there are several possibilities for moving to Office 365. Transfer to Office 365 could be done in a client company in phases (staged migration) or as a single transfer implemented as a so-called cutover migration. With the small number of users in the client company, it was most sensible to carry out the transfer in one tranche as a cutover migration. The solution of this thesis can be duplicated from the corresponding environment up to the 150-user environment.

As the service providers of public cloud services are international large corporations, the risks of the public cloud were seen as an imbalance between the contracting parties and security. A small company does not have full transparency where the stored data in the cloud service is physically stored. One benefit of public cloud services was found to be the opportunities to access new technologies that were previously only possible for large companies. Other benefits of public cloud services were better working methods and cost savings.

As a result of the thesis an effective e-mail system, modern instant messaging and video conferencing tools were created for the client company. The solution proved to be about 80 percent cheaper than before and allows remote access to communication devices with virtually any terminal device.