Ostoreskontran käyttö ja myyntilaskujen lähetys : Toimintojen kehitys

Abstract

Toimeksiantaja on oululainen insinööritoimisto Instaro Oy. Yritys työllistää 22 työntekijää ja kaksi heistä työskentelee yrityksen taloushallinnon tehtävissä. Instaro Oy:n toimiin kuuluu tutkimus- ja suunnittelutyö sekä asiantuntijapalvelut Oulun alueella ja lähikunnissa. (Instaro Oy, 2016, viitattu 5.4.2016) Taloushallinnon osa-alueita ei ole ulkoistettu, vaan kaikki työt tehdään itse, palkanlas-kennasta kirjanpitoon. Opinnäytetyö tilattiin kehittämään taloushallinnon osa-alueita.

Tavoitteena on kehittää yrityksen ostoreskontraa ja myyntilaskujen lähetysprosessia. Tarkoituk-sena on saada ostoreskontran seurattavuus paremmaksi ja tehdä ostoreskontraprosessista suju-va ilman useiden päivien väliä prosessin osien välillä. Myyntilaskujen teko ja lähetys sähköiste-tään kokonaan ja tällä tuetaan paperitonta toimintaa taloushallinnon töissä.

Teoreettinen viitekehys on rajattu kolmeen osioon, ostoreskontran toimintaan, myyntilaskupro-sessiin ja ostoreskontran käyttöohjeisiin. Ostoreskontranohjelman käyttöohjeita on käytetty osto-reskontran kehittämisen suunnittelussa. Ostoreskontran teoriaan on kerätty tietoa ostoreskontran toiminnasta ja miten ostolaskuprosessi toimii. Ostolaskuprosessi on osa toimivaa ostoreskontraa, kehitykseen kuulukin toimintamalli ostolaskujen käsittelyyn. Myyntilaskuprosessissa on käsitelty prosessin eteneminen ja miten sähköistäminen on tullut toimintaan. Aineistoa on saatu kirjoista ja eri internet-lähteistä. Suurimmaksi lähteeksi mainitsen Lahtisen ja Salmisen kirjan Digitaalinen taloushallinto. Kirja käsittelee aikaisemmin mainitut prosessit perusteellisesti, ja kertoo myös kehittämisen trendeistä.

Tuloksena on saatu tutkimuksellinen kehittämistyö, jossa on alun perin aloitettu kehittämään toimintoja, mutta työn edettyä saatu kehitystoimet käytäntöön. Lopussa kerrotaan toiminnat ennen työn aloittamista ja miten toiminnat ovat muuttunet kehityksen jälkeen. Opinnäytetyöstä saa kokonaiskuvan ostoreskontrasta ja myyntilaskuprosessista.

Jatkotoimenpiteinä tarkastellaan kehitettyjä toimintoja kriittisesti, jotta niistä saadaan täysi hyöty irti. Myös kustannuksia on hyvä seurata sekä sitä, miten työaika tulee käytettyä kun sitä on va-pautettu. Jos jatkossa samoihin työtehtäviin menee paljon aikaan, on hyvä tarkastella voiko uutta toimintaa kehittää vielä vai onko toiminnassa puute.