Projektiohjeiden käyttöönotto

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli projektityöohjeiden laatiminen ja käyttöönotto Tormets Oy:lle. Opinnäytetyön toiminnallisessa osiossa päivitettiin projektikäsikirja, laadittiin projektityöohjeet sekä valmis projektikansiopohja. Toiminnallisen työn tavoitteena oli yhtenäistää yrityksen projektitoiminta, yksinkertaistaa projektiseuranta sekä työn kirjallisella osiolla kerätä tietoa työohjeiden käyttöönotosta.

Projektityöohje on yritykselle merkittävä, sillä organisaatio tarvitsi yhtenäiset toimintaohjeet parantaakseen työnsä tehokkuutta sekä tukeakseen kasvua. Käyttöönoton raportoiminen on tärkeää kaikille projektiluontoista työtä tekeville aloille, koska tietoa projekteista löytyy kattavasti, mutta uusien ohjeiden käyttöönotosta tietoa on saatavilla vain vähän.

Tiedot opinnäytetyöhön löytyivät teorian osalta kirjallisuudesta. Organisaation eri osa-alueilla työskentelevän projektihenkilöstön haastattelut sekä käytännön kokemukset olivat pääasiallinen tiedonhankintakeinoni työohjeisiin sekä käyttöönottoon. Projektityöohjeiden laatimisessa käytin apuna haastattelujen lisäksi myös omakohtaista kokemustani.

Haasteeksi käyttöönotossa muodostui teoreettisen tiedon vähäisyys sekä henkilöstön yksittäisten mielipiteiden huomioonotto muutoksessa. Uusien projektityöohjeiden käyttöönotto vaatii johdon tukea, koulutusta ja aikaa uusien asioi-den opetteluun. Työn ohessa ja käyttöönoton jälkeen selvisi, ettei lopullista työohjetta ei ole, vaan se on jatkuvasti kehittyvä prosessi, jonka täytyy olla muokattavissa vastaamaan yrityksen tarpeita.

The aim of this thesis was to compile and introduce project guidelines for Tormets Oy. In the functional part of the thesis, the project guidelines were updated and the project work instructions were compiled and a project folder was created. The goal for the functional part of the thesis was to unify the project functions and simplify the monitoring of the projects. The written part was to gather information about the introduction of work instructions.

The Project work instruction is significant for the company, because the organisation needed uniform directives to improve work efficiency and support the business to expand. The report of the introduction is important for everyone working with projects, because there are comprehensively of information about projects, but not about introduction of new instructions.

For the theoretical part of thesis, the information was gathered from literature. The main information gathering measures for the work instructions and introduction was conversations and experience between different employees within the organisation. When compiling the project work instructions I also used my own work experience.

Because there was so little theoretical information about introduction, it was challenging. It was also hard to consider every person’s opinions in the transformation phase. The introduction of a new project work demands management support, education and time to learn new things. While working and after the introduction it became clear that there are no final work instructions. Instructions are a continuously developing process that has to be customisable to meet the needs of the company.