Kustannustehokkaan ostoprosessin kehittäminen ja varastotasojen alentaminen

Abstract

Tämä tutkimus toimi kehityshankkeena asiakasyrityksen Suomen logistiikan toiminnoille, ja sen pääasiallisena tavoitteena oli kustannustehokkaan ostoprosessin kehittäminen ja varastotasojen alentaminen.

Kehityshanke toteutettiin toimintatutkimuksena vuosien 2015 ja 2016 aikana. Kehityshanke toteutettiin asiakasyritykseen jossa kehityshankkeen tekijä on itse töissä. Tutkimuksen vaiheet olivat: tutkimusongelman määrittely, nykytilan selvittäminen, uuden toimintamallin rakentaminen, käyttöönotto, tulosten mittaaminen ja niiden analysointi. Uuden toimintamallin rakentamisessa avainasemassa olivat lopulta tutkijan omat kokemukset yrityksestä ja kehitettävistä prosesseista, viitekehyksen lähdemateriaali sekä osallistuneiden henkilöiden panostus. Myös prosessin aikana lopullinen toimintamalli kehittyi ja muotoutui hieman erilaiseksi kun alunperin suunniteltu. Tämä nähtiin luonnollisena osana kehittämisprosessia.

Ostotoiminnoilla on merkittävä rooli yrityksen toiminnassa, kehityshankkeen yrityksellä hankintojen osuus on jopa 90 prosenttia liikevaihdosta. Ostoihin ja hankintoihin liittyen viitekehykseen on saatavilla kattavasti kirjallisuutta sekä erilaisia malleja. Tutkimuksen viitekehyksen tärkeimmiksi alueiksi määriteltiin ostoprosessin vaiheet, varastonkierron hallinta, hävikin vähentäminen sekä ostojen tekeminen ennusteisiin perustuen.

Kehityshankkeen mittareiksi ja tulosten analysoimiseksi määriteltiin kuusi mittaria, joiden avulla voitiin verrata uutta toimintamallia suhteessa lähtötilanteeseen ja joita voitiin hyödyntää arvioitaessa uuden toimintamallin tuomia hyötyjä. Tulokset olivat pääosin positiivisia ja rohkaisevia sekä on syytä uskoa, että uusien toimintamallien hyödyt tulevat vielä paremmin esiin pidemmällä aikajänteellä. Nyt kolmen kuukauden mittaisella mittarointijaksolla saatiin tästä jo todennettu vaikutus.

This study was conducted as a development project for a company and the logistics functions in Finland. Its main objective was to develop a cost-efficient purchasing process and reduce inventory levels.

Purchasing has a significant role in the operations of the company. Over 90% of the turnover of the company in the study is related to purchasing. There is a lot of literature and different models available related to purchasing and procurement. The most important parts for the theoretical context were chosen from the areas of purchasing process, inventory turnover, reduction of waste and purchase orders based on forecasts.

The study was carried out as an action research in 2015 and 2016 in the target company. The study contained five phases: definition of the research problem, current state analysis, building the new operations model, rollout of the new model and collecting and analyzing the results. The final operating model also developed during the rollout process and shaped slightly different than originally planned. This was seen as a part of a normal development process.

For the indicators and analysis the study used six different measurements, so that the previous model could be compared to the new operations model. The results were mainly positive and encouraging. It is also reasonable to believe that the benefits of the new operations model will increase in the long run. Now already in the short measurement period of three months there was a verified impact.