Ostotilauskattavuuden lisääminen epäsuorissa hankinnoissa

Abstract

Tämä tutkimus tehtiin ABB Oy Motors and Generators Helsingin yksikön hankintaosastolle. Kehittämistehtävän tavoitteena oli ostotilauskattavuuden lisääminen epäsuorissa hankinnoissa. Lisäksi tavoitteena oli vähentää hankinnan kokonaiskustannuksia epäsuorissa hankinnoissa. Epäsuorilla hankinnoilla tarkoitetaan kaikkia niitä hankintoja, jotka eivät liity organisaation lopputuotteeseen tai palveluun. Teollisuusyrityksissä tuotantoon liittymättömien hankintojen osuus hankintojen kokonaisarvosta on noin 30–50 prosentin luokkaa. Kyseessä on siis varsin merkittävä kustannusmassa ja hankintakokonaisuus, joten epäsuorien hankintojen kehittämisellä on merkittävä säästöpotentiaali.

Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena ja sen viitekehys koostui epäsuorien hankintojen lisäksi spend- ja ABC-analyysistä, kokonaiskustannusajattelusta sekä benchmarkingista.Tutkimus eteni ABB:n oman 4Q-mallin mukaisesti, joka on kehitetty muun muassa Lean Six Sigman pohjalta. Tutkimuksessa käytettiin määrällisiä tutkimusmenetelmiä ja -mittareita.

Kehittämishanke aloitettiin nykytilan kartoituksella, jonka perusteella saatiin selville epäsuorien hankintojen tekemiseen liittyvät ongelmakohdat. Spend- ja ABC-analyysien perusteella valikoitui selkeästi ne toimittajat, joiden tilaustapoihin tulisi kiinnittää enemmän huomioita, jotta ostotilauskattavuutta saataisiin lisättyä. Kehittämishankkeessa määriteltiin erilaisiin hankintatilanteisiin soveltuvat tilaustavat sekä lisättiin osaamista epäsuorien hankintojen tekemiseen.

Tutkimustulosten perusteella tilauksellisten ostolaskujen määrää ja siten ostotilauskattavuutta voidaan kasvattaa epäsuorissa hankinnoissa hyödyntämällä limiittitilauksia. Lisäksi ostotilauskattavuutta voidaan parantaa lisäämällä tietoutta epäsuorista hankinnoista ja niihin liittyvistä kustannuksista ja vaikutuksista organisaatiossa. Avainasemassa on poikkiorganisatorinen toiminta sekä toimintatapojen selkeyttäminen.