Tapahtuman järjestämisprosessin elementit : RJV Autohuolto Oy:n Kevätstartti-tapahtuma

Abstract

Jokaisen suunnitellun yleisötapahtuman järjestämiseen liittyy seikkoja, joiden suhteen järjestävän tahon tulee tehdä päätöksiä. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, mitä tapahtuman järjestämisprosessiin sisältyy. Tavoitteena oli luoda ohjeistus, jota yritys voi käyttää apuna tapahtuman ideoinnissa ja suunnittelussa.

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona. Esitetty teoriatieto perustuu markkinoinnin ja tapahtumien järjestämisen lähdekirjallisuuteen. Teoriaosuuteen sisällytettiin sellaista oleellista tietoa, josta on hyötyä tapahtuman suunnittelussa ja järjestämisen onnistumisessa. RJV Auto-huollon Kevätstartti-tapahtuma järjestettiin osana opinnäytetyötä. Käytännön kokemus auttoi miettimään, mitä asioita teoriaosuuteen oli tärkeää sisällyttää. Järjestämisprosessi ja tapahtuman analysointi sisällytettiin opinnäytetyön toiminnalliseen osuuteen.

Opinnäytetyön tuloksena on tiivis mutta käytännönläheinen katsaus tapahtuman järjestämisen teoriaan. Raporttiin kerätyn tiedon hyödyntäminen lisää järjestämisprosessin systemaattisuutta ja tapahtuman tavoitteellisuutta. Toiminnallisen osuuden tuloksena on raportti Kevätstartti-tapahtumasta ja tapahtuman pohjalta tehdyt kehitysideat. Kokonaisuutena opinnäytetyö kasvattaa sekä tekijänsä että kohdeyrityksen osaamispääomaa tapahtumien järjestäjänä.

Opinnäytetyön johtopäätöksenä on, että tapahtuman järjestäminen vaatii paljon aikaa ja se on perusteltua toteuttaa tässä opinnäytetyössä esitetyn teoriatiedon pohjalta. Tällöin tapahtuman järjestäminen on systemaattinen ja tavoitteellinen projekti, jonka onnistumista sekä yritykselle tuottamia hyötyjä on mahdollista mitata. Tapahtuman onnistuminen edellyttää, että huomiota kiinnitetään teoriatiedossa esitettyihin tapahtuman järjestämisprosessin perusosiin.

Every planned event includes certain decisions that an event manager should make to create a successful event. The purpose of the present thesis was to find out what are these decisions and to clarify the process of organizing an event. The present thesis was commissioned by RJV Autohuolto Oy, which is a car maintenance company. The aim was to create a guidance that the organization could use in its event planning.

The theoretical part of the thesis was based on professional literature related to marketing and event management. A useful general information about event management was also included in the theoretical part of the thesis. An event called Kevätstartti was organized as a part of the thesis. The functional part of the thesis was based on the process of organizing Kevätstartti.

The result of this thesis was a very practical summary which consist of principles and practices of event management. This thesis assists to change the project workflow and the process more professional and systematic. The result of the functional part of the thesis was a report of the Kevätstartti. This thesis also increased knowledge capital of all those who were involved in this project.

The conclusion of this thesis was that event management requires a lot of time and it should be done by following principles and practices that was pointed out in the theoretical part of this thesis. Then it is easier to measure the success of the event as well.