Ostotoiminnan työnkuvan osaamisvaatimukset tradenomi-koulutukselle Savonia-ammattikorkeakoulussa

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee niitä valmiuksia mitä Savonia-ammattikorkeakoulun tradenomi koulutus tarjoaa ostotoiminnasta. Valitsin aiheen siksi, että olen itse toiminut yritys X:n ostajana nyt viisi vuotta ja koen että ala on kokenut suuria muutoksia ja kehittynyt tukitoiminnosta yhdeksi yrityksen tärkeimmistä perustoiminnoista. Kun itse aloitin työssäni ostajana, minulla ei ollut alan koulutusta tai työkokemusta ennestään. Siksi hain Savonian tradenomi koulutukseen, mutta opintojeni edetessä huomasin, ettei koulu tarjonnut lainkaan opetusta ostotoimintaan liittyen. Alan kehityksestä huolimatta, ostotoiminta on edelleen aliarvostettu toiminta, johon on hankala löytää koulutusta. Savonia-ammattikorkeakoulun tradenomi ohjelman tavoitteena on kouluttaa laaja-alaisia liike-elämän osaajia, mutta miksi koulutustarjonnasta puuttuu täysin ostotoiminta?

Ensin perehdytän tämän työn lukijan ostotoimintaan ja ostostrategiaan, sekä niiden merkitykseen yritykselle. Tuotteiden ja palveluiden vaihdannalla on historiassa pitkät perinteet ja tähän myös ostotoiminta perustuu. On toinen osapuoli joka myy ja toinen joka ostaa. Kaikilla meillä on tarpeita, joita me tyydytämme ostamalla tuotteita ja palveluita eri yrityksiltä, joten sitä voidaankin sanoa meidän elinkeinoelämämme pohjaksi. Ostotoiminnaksi voidaan yrityksessä määritellä kaikki se, josta maksetaan lasku. Vaikka ostotoiminta mielletään vieläkin pieneksi irralliseksi tukitoiminnoksi johon ei juurikaan panosteta, tämä ajatusmaailma on kuitenkin väistymässä ja on alettu hahmottaa että ostotoiminta on yhtä tärkeää kuin myyntikin. Jos ostotoiminta ei ole yrityksen strategian mukaista, tai sitä hoidetaan monella eri osastolla sivutoimena, on vaarana että yritys menettää kilpailukykyään ja resurssejaan, eikä edes myynnin hyvä tulos saa tätä vajetta paikattua. Kun ostotoiminta on hyvin ohjattua, voivat muut osastot keskittyä omaan ydinosaamiseensa ja näin yritys saavuttaa huomattavaa kilpailuetua.

Ostotoiminnan periaatteet keskittyvät siihen, että ostaja etsii yrityksen tarpeeseen sopivan palvelun tai tuotteen ja hankkii sen mahdollisimman kustannustehokkaasti. Tämän tuotteen loppukäyttäjänä voi olla joko yrityksen sisäiset tai ulkoiset asiakkaat. Ostot voivatkin olla investointeja, suoria tai epäsuoria hankintoja. Suorat ostot ovat ulkoisia asiakkaita varten, epäsuorat ja investoinnit sisäisiä. Ostotoiminta itsessään voidaan jakaa kolmeen osa-alueeseen, joita ovat strateginen, taktinen ja operatiivinen hankinta, riippuen siitä mihin osa-alueeseen keskitytään. Strateginen osto keskittyy ostotoiminnan kehittämiseen ja sopimushallintaan, operatiivinen päivittäisiin toimintoihin ja taktinen sopimusneuvotteluihin. Osaavalta ostajalta vaaditaankin näitä kaikkia taitoja.

Itse valitsin suorittaa tradenomin tutkinnon monimuoto-opiskeluna joka kestää 3,5 vuotta. Koulutusohjelma tarjoaa paljon erilaisia liiketalouden alan opintoja joiden tavoitteena on kehittää monipuolisesti opiskelijan valmiuksia toimia yritysmaailmassa. Valitsin monimuoto koulutuksen siksi, että se on mahdollista suorittaa työn ohella, sillä se sisältää lähiopetuksen lisäksi runsaasti itsenäistä opiskelua. Pakollisten kurssien lisäksi jokainen voi täydentää henkilökohtaista opetussuunnitelmaansa valinnaisilla kursseilla, sekä työharjoittelulla. Itse olisin tietysti valinnut ostotoiminnan kursseja, jos niitä olisi ollut tarjolla. Minun oli kuitenkin mahdollista valita opintoja toisista kouluista ja löysinkin Saimaan ammattikorkeakoulusta ostotoimintaa käsittelevän kurssin. Pohdin työssäni vähäistä ostotoiminnan koulutustarjontaa, sekä niitä vaatimuksia joita nykyajan työelämä ostotoiminnalle on asettanut.

This thesis deals with the knowledge requirements of a purchaser for a Bachelor of Business Administrator training in Savonia University of Applied Sciences. I chose this subject because currently I’m working as a procurement coordinator and it is clearly seen that the field of purchasing has been developing rapidly over these years. Procurement has grown from being the support function to basic operation of the company. When I started as a procurement assistant I had no work experience or education from the field so I decided to apply to Savonia University. Soon I noticed that there weren’t procurement courses in the training offering. Despite of the rapid growth of the field, it is still an underrated function, to which is hard to find a proper education. Why won’t the training offering meet the needs of the business life? If the target of Savonia University is to educate versatile expert of the business life, why have they forgotten all about the procurement?

First I will orientate the reader of this thesis to procurement and purchasing strategy and the meanings to the business. There are long traditions in exchange of services and goods and this is what the procurement is based on. One sells and the other one buys. We all have needs that we fulfill with buying goods and services from different companies. This is the base of our economic life. Even when some still think the procurement as a support function which is not much invested in, this state of mind is stepping aside and companies have started to see it as an important function as sales. If the procurement doesn’t have strategy, or is handled by the other functions, it may cause the company to lose its competitiveness and resources and even the good sales can’t make up the deficit it causes. When the procurement is in line with the strategy and handled by a professional buyer, other functions can focus on their core competence.

The base of the procurement is that the buyer will search the best goods or services for the needs of the company with most cost-effective price. The end user of the goods or services can be internal or external customers. Procurement can be direct, indirect or investments. Direct procurement is made for the external customers, indirect procurement and investments for internal customers. Procurement can be divided in three parts which are; strategic, tactic and operative purchasing, depending on what is the main focus. Strategic purchasing is focused on developing the procurement and handling the contracts, tactic is about the negotiations and operative on the daily functions of procurement. Professional buyer handles all of these fields.

I chose to do The Bachelor of Business Administrator training as a multi-channel training that takes 3,5 years. The training provides many different courses in the field business which will provide the ability to operate fluently in the business life. Studies are versatile and include also independent studies. Education provides its students a broad-based business knowledge which each may also complement with personal course choices as well as in the internship period. Personally, I would, of course have chosen purchasing courses, if they had been available. But fortunately there was an option to choose courses from a different University, so I found one procurement course from the Saimaa University of Applied Sciences. In this thesis I deal with the lack of procurement courses in the training offering of Savonia University and also the demands set by the modern economic life.