Laatutodistusten dokumentointiprosessin kuvaaminen ja kehittäminen

Abstract

Tämän insinöörityön tarkoitus on dokumentoida Konecranes Finland Oy:n Hyvinkään tehtaan asiakastodistusten hallinnoinnista vastaavan, eläköityvän työntekijän työnkuva sekä tunnistaa dokumentointiprosessin mahdollisia puutteita ja antaa kehitysehdotuksia myöhempää prosessinkehitystä varten.

Työ tehtiin haastattelemalla asiakastodistusten käsittelyyn osallistuvia henkilöitä. Haastattelut tehtiin teemahaastatteluina, joiden keskusteluteemat liittyivät todistusprosessiin ja haastateltavan omaan rooliin prosessissa.

Haastatteluiden perusteella tehtiin dokumentointiprosessin nykytila-analyysi, jossa todistusten kulku tehtaan eri osastojen läpi kuvattiin. Tässä fokuksena oli tehtaan dokumentointihenkilön työnkuva. Nykytila-analyysin perusteella saatiin selville kehitysmahdollisuudet prosessissa.

Kirjallisuuskatsauksessa käsiteltiin prosessien tunnistamista, mallintamista sekä sopivia kaaviomalleja. Näiden lisäksi tutustuttiin tiedonhallintaan ja dokumentoinninhallintaan ja lopuksi käsiteltiin prosessien jatkuvaa parantamista. Nämä kaikki koottiin käsitekehykseen, jota käytettiin ratkaisuehdotusten laatimisessa.

Työn tuloksena syntyivät prosessikuvat dokumentointihenkilön työstä sekä tulevan työntekijän työohje, jonka osia työssä esitetään. Lisäksi annettiin kehitysehdotuksia prosessin kommunikointiin ja tiedonhallinnan kehittämiseen. Tämän lisäksi suositeltiin jatkuvaa parantamista toiminnan kehityksen ylläpitämiseen. Työn tulokset auttavat uuden dokumentointi-henkilön työn aloittamista sekä työn suorittamista ja kehitysehdotuksia voidaan käyttää dokumentointihenkilön työn kehitykseen toimintojen tasolla sekä dokumentoinninhallinnan kehitykseen suuremmassa mittakaavassa.

The purpose of this thesis is to document the work and processes of a retiring employee who is responsible for handling the customer quality certificate documentation in Konecranes Finland Oy Hyvinkää factory area. The thesis also addresses the faults in the documentation process and gives suggestions on how to improve the process in the future.

The thesis was made by interviewing employees who hold key roles in the quality certificate handling process. The interviews were conducted as theme interviews in which the topics were focused on the document handling process, the interviewee’s role in the process and the role of knowledge management in daily operations. The results of the interviews were compiled into a current state analysis. It consists of the description of the documentation process with a focus on the work of the factory document handler. Current state analysis also shows the opportunities for the improvement of the process. The literature study was assembled from the best practices in process modelling, process improvement and knowledge management. These topics were compiled into the conceptual framework, which was used as a ground for proposing improvements to the process.

The results of the thesis were process charts for the factory document handler and a work instruction for the future employee. Parts of the instruction are presented in the thesis. Proposals were given concerning the improvement of communication and document management. For maintaining the progress, continuous improvement for the process was also proposed. The results will ease the beginning and daily work of the new employee. The proposals for improvement can be used to develop the document handler’s work on a daily basis and also to improve documentation handling on a bigger scale.