Ostajan perehdyttämisprosessin kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia ja kehittää uuden ostajan perehdyttämisprosessia. Tavoitteena oli myös luoda perehdyttämiseen malli ja tuottaa materiaalia perehdyttämisen tueksi. Kohdeorganisaatio, jolle hanke toteutettiin, toimii vähittäiskaupan alalla. Toimintatutkimus rajattiin koskemaan yrityksen käyttötavaran hankintaorganisaatiota. Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena.

Kehittämishankkeessa käytettiin laadullisia menetelmiä, ja hankkeen onnistumista mitattiin laadullisilla eli kvalitatiivisilla mittareilla. Kehittämishankkeessa kerättiin tietoa yrityksessä jo olemassa olevasta aineistosta sekä hankittiin uutta aineistoa haastatteluilla, benchmarkauksella ja havainnoinnilla. Kehittämishankkeessa hyödynnettiin triangulaatiota, eli tarkasteltiin ilmiötä useasta eri näkökulmasta erilaisin menetelmin.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostui kolmesta teoriakokonaisuudesta: työntekijän perehdyttämisestä, hankintatoimesta sekä laadukkaasta oppimisesta. Perehdyttämisen teoriaosuudessa valotettiin perehtyjän tietotarpeita sekä tarkasteltiin perehdyttämisen lainsäädäntöä, malleja, tavoitteita ja hyötyjä. Lisäksi tutkittiin, millaista on hyvä perehdyttäminen. Hankintatoimen teorioiden avulla todennettiin ostajan työtehtäviä, työympäristöä ja työkaluja. Laadukkaan oppimisen teorioiden avulla pyrittiin löytämään parhaat keinot oppimiseen ja osaamisen kehittämiseen.

Yksi keskeisimmistä havainnoista kehittämishankkeen aikana oli se, että yksikön tuli laatia perehdyttämisen malli ja prosessi vastaamaan juuri oman organisaation tarpeita huomioiden tulokkaan tausta, toimintaympäristö ja toimenkuvan asettamat vaatimukset. Perehdyttäminen tuli suunnitella pohjautuen yrityksen strategiaan, arvoihin ja visioon. Kehittämishankkeen tavoitteet saavutettiin osittain, ja hankkeen tuloksena syntyi ostajan perehdyttämismalli sekä perehdyttämissuunnitelma. Kehittämishankkeen tuloksena syntyneen perehdyttämissuunnitelman testausta eikä palautteen keräämistä ehditty toteuttaa hankkeen aikana.

Perehdytyssuunnitelma otetaan käyttöön ja sitä testataan syksyllä 2017, minkä jälkeen kerätään palautetta, jotta prosessia ja suunnitelmaa saadaan edelleen kehitettyä.

The aim of this thesis was to study and develop the introduction process of a new employee. Another goal was to create a model for the introduction process and produce material for familiarization. The case company is operating in a retail business.

The study was conducted using the action research method. The objectives were measured with qualitative research meters. During the action research, the information was gathered from the existing material within the company and using interviews, benchmarking and observation. Triangulation was used in the action research, which means that the phenomenon was analyzed from various aspects with different methods.

The theoretical framework of the study consisted of three different theories: introduction of the new employee, procurement and learning process. The knowledge needs of the new employee and the legislation, models, aims, benefits and good practices concerning introduction were examined in the theory of the introduction. The tasks, working environment and tools of the buyer were examined with the help of procurement theories. The best means to learn and develop know-how were found by utilizing learning theories.

One of the main observations during the action research was that an introduction process and model for the company needed to be built so that they serve precisely the needs of the company and take into account operational environment, requirements of the job description and newcomer's background. Introduction needed to be based on the company's strategy, values and vision.

The objectives of the development project were partly achieved, and as a result, the company now has an introduction model and a guide for the introduction of a new employee. Due to the lack of time, neither testing the guide for an introduction of a new employee nor gathering feedback from the introduction process were able to be carried out during this action research. The introduction plan is aimed to be tested and put into use in the company during Autumn 2017, and after that the aim is to gather feedback and improve the process even more.