Toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen

Abstract

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessi on täynnä haasteita ja yleensä tämä tapahtuu pitkäjänteisesti. Tässä opinnäytetyössä tarkoituksena oli kehittää Saipu Oy:n toiminnanohjausjärjestelmää, projektiasiakirjojen arkistointia sekä tutkia kyseisen toimin-nanohjausjärjestelmän mobiilityökalujen käyttömahdollisuuksia LVI-urakoinnin työmaatoiminnon tueksi. Tavoitteena oli yksinkertaistaa ja selkeyttää toiminnanohjausjärjestelmää ja sen sisältöä, jotta projektin hallinta sekä dokumentointi olisi sujuvaa ja mielekästä toimihenkilöille.

Toiminnanohjausjärjestelmistä on paljon kirjallisuutta, mutta työssä, jossa kehitetään jo käytössä olevaa järjestelmää, teoriasta oli vain vähän apua. Ongelmia lähdettiin ratkaisemaan käytännön näkökulmasta kyselyllä käyttökokemuksista sekä havainnoimalla järjestelmän käyttöön liittyviä ongelmatekijöitä. Yrityksen johtoa, toimihenkilöitä sekä järjestelmän tarjoajaa haastateltiin havaintojen kartoittamiseksi. Havainnot koostuivat niin hyvistä, kuin huo-noistakin käyttäjäkokemuksista. Vanhoja asiakirjapohjia päivitettiin nykypäivän vaatimusten mukaisiksi ja niitä lisättiin järjestelmään. Myös uusia mobiilisovelluksia tutkittiin ja niiden soveltuvuutta analysoitiin LVI-urakoinnin näkökulmasta. Koska järjestelmä on yrityksessä uusi, sen käyttökokemukset ovat vähäiset ja suurin haaste toimihenkilöillä on uuden järjestelmän omaksuminen.

Havaintojen perusteella todettiin, että vanhemmalla ikäluokalla oli vaikeuksia hahmottaa uudenlainen työympäristö, sillä uusi toiminnanohjausjärjestelmä ei toiminut täysin samoin periaattein kuin vanha verkkolevy. Vaikka järjestelmän käyttö vaatii uuden omaksumista, pitää muistaa järjestelmän tuoma hyöty. Järjestelmässä on projektin asiakirjoille tietyt vakio paikat, luovutusaineiston koontityökalu sekä muita ominaisuuksia, joilla yrityksen projektin hallinta voidaan vakauttaa ja taata laatustrategian mukainen toiminta Saipu Oy:n urakoinnille.

Työn merkitys yritykselle on suuri, sillä Saipu Oy:llä ei ole aiemmin ollut kokonaisvaltaista toiminnanohjausjärjestelmää. Työn tulokset ohjaavat yritystä jatkamaan järjestelmän kehit-tämistä ja käyttöä oikeaan suuntaan. Uusiin päivitettyihin lomakkeisiin on oltu tyytyväisiä. Vanhemmille henkilöille verkkolevyksi linkitetty kansiorakenne on ollut dokumentoinnin kannalta toimiva ratkaisu. Kehitystyö havaittiin tärkeäksi ja sitä jatketaan vielä insinöörityön jälkeen.

The purpose of this bachelor’s thesis was to improve a company’s ERP system to archive any project documentation in a sensible way, and to explore how the mobile tools of the ERP system could be used to support HVAC construction. The aim was to simplify and clarify the ERP system.

The literature on operational control systems was of little help for developing a program already in use. Instead, problems were solved by collecting user experience, and observing the problems of using the system. In addition, old document templates were updated to meet today's requirements, and added to the system. New mobile applications were also explored and their compatibility was analyzed from the point of view of HVAC contracting. As the system was new in the company, there was not much user experience and the ultimate challenge for the staff members is to adopt to a new system.

The company benefits greatly of the final year project, as it had not previously had a comprehensive ERP system. The thesis guides the company to continue developing the system in the right direction and the new updated forms have been welcomed. The system will be developed further according to user needs.