Asiantuntijatyön hankinta : Case Liikenteen turvallisuusvirasto (Trafi)

Abstract

Tämä kehitystehtävä tehtiin Liikenteen turvallisuusvirastolle. Työn tavoitteena oli määritellä, suunnitella ja toteuttaa asiantuntijan hankintaan liittyvä kilpailutus. Kilpailutuksessa käytetyistä tarjouspyyntömateriaaleista laadittiin sähköiseen kilpailutusjärjestelmään malliasiakirjat muita vastaavia kilpailutuksia varten.

Teoreettinen viitekehys koostui tietointensiivisen asiantuntijahankinan määrittelyn kautta parhaiden käytänteiden osalta. Teoria koostui niin julkisella kuin yksityisellä puolella tehtyjen tietointensiivisten hankintojen problematiikasta ja sekä esitetyistä ratkaisuista. Teoreettista viitekehystä tuki valtiohallinnon ohjeistukset hankinnoista sekä voimassa oleva lainsäädäntö. Teoriaosuudessa nostetaan esiin eroavaisuuksia julkisen ja yksityisen puolen osalta, joiden osalta prosessit ovat erilaisia ja itse asiasisältö on sama.

Kehitystehtävä toteutettiin toimintatutkimuksena. Nykytilaa kartoitettiin analysoimalla toteutettuja kilpailutuksia, tehtyjä oikaisupyyntöjä ja Markkinaoikeuden päätöstä. Analysoinnin jälkeen lähdettiin luomaan kilpailutusmateriaaleja nojautuen analysoinnin tuloksiin ja hyödyntäen teoria kautta esiin nousseita parhaita käytänteitä – markkinatuntemus, kategorisointi, kokonaiskustannusajattelu ja poikkiorganisatoriset tiimit.

Kilpailutuksen toteutuksen jälkeen analysoitiin onnistumista useasta eri näkökulmasta, jotta voitiin todentaa hankinnan onnistuminen. Kilpailutus arvioinnin mukaisesti onnistui hyvin – eri hylkäyksiä, oikaisuvaatimuksia, valituksia, laadukas toimittaja ja kustannushyötytavoitteet toteutuivat.

Kilpailutuksen materiaaleja voitiin hyödyntää luotaessa mallidokumentaatiota vastaaviin hankintoihin. Jatkokehityksen osalta tarjoajien palvelumallin kuvausta muutettiin sisäisen kommentoinnin myötä helpommin arvioitavaan suuntaan ilman mielipiteitä.

This thesis was written for the Finnish Transport Safety Agency, later Trafi. The purpose was to define, prepare and execute a public tendering for sourcing of consulting services. Materials created in the tendering process were used to create templates in the electronic tendering system, which could be used in similar tenders.

The theoretical framework consisted of topic areas from determination of knowledge intensive business services (KIBS) to best practices in KIBS sourcing. The theory was constructed of the problems that both the private and public sectors face in sourcing knowledge intensive business services and proposed solutions. The theoretical framework was supported by the Finnish state’s sourcing handbook and other related information as well as legislation related to public procurement. The differences between public and private procurement were also discussed – processes vary, but the actual context is the same.

The approach of this thesis was action research. The current state was defined by analyzing the already carried out tenders, received demands for rectifications and the ruling of the Market Court. After the analysis was done, materials for an upcoming tender were produced. This phase was supported both by the results of the analysis and the best practices identified in the theoretical framework. These best practices were related to knowledge of the markets, categorization, total cost of ownership and cross-functional teams.

The success of the tendering process was analyzed from different angles in order to be able to verify it. The analysis showed that the tender was successful – there were no rejections of quotations, no demands for rectifications nor appeals to the Market Court. In addition, the selected supplier was considered as a trustworthy partner and the cost level of the service reached the target.

The materials created were usable for creating the tender templates for similar types of tenders in the tendering system. After the evaluation work of the received tenders, internal comments suggested some changes to the service model description document so that in future the evaluation could be done easier and more precise without using opinion as an evaluation tool.