Käyttöohjeen suunnittelu ja toteutus

Abstract

Opinnäytetyöni aiheena on tehdä käyttöohje Intersport Jumbon taloushallinnonprosesseihin ja ohjelmiin. Työni jakautuu kahteen osaan. Ensimmäisessä osassa kirjoitan teoriaa aiheesta ja toisessa osassa, joka on liitteenä, on varsinainen ohje. Tämä ohje on tehty ensimmäisen osan teoriaa ja taustaa apuna käyttäen. Työni ensimmäisessä osassa käyn läpi sähköistä taloushallintoa, sen peruskäsitteitä ja ohjelmistoja sekä tapoja hyvän ohjeen tekemiseen.

Opinnäytetyön teoreettinen osuus tuo esille mitä ohjeessa tulee olla ja miten se kannattaa esittää. Lähdeaineistona on käytetty eri kirjalähteitä taloushallinnonprosesseista sekä käyttöohjeiden käytettävyyteen liittyvää kirjallisuutta. Lisäksi työssä on käytetty internetistä saatavaa tietoa viestinnästä sekä lakeja arkistointiin liittyen.

Käyttöohjeen ideana on antaa lukijalle mahdollisuus tuotteen kokonaisvaltaiseen, taloudelliseen sekä miellyttävään käyttöön. Käyttöohjeella pyritään myös estämään virheitä. Hyvä käyttöohje pyrkii yhdistämään monia asioita. Käyttöohje pyrkii myös tuomaan esille tuotteen toimintaperiaatteita. Tällöin käyttäjällä on myös mahdollista itse oivaltaa miten toimia mahdollisissa ongelma tilanteissa. Tämä on erityisen tärkeää, koska ohje ei välttämättä pysty mainitsemaan kaikkia tilanteita.

Opinnäytetyön tuloksena tuli uusi käyttöohje Tekso- ja iBanking järjestelmiin. Ohje on helpottanut toimistotyöntekijöiden arkea. Ohje on mahdollistanut tehokkaampaa työntekoa. Ohjetta on myös jo käytetty yhdessä perehdyttämistilanteessa.

This Bachelor’s thesis deals with planning and implementing an operating manual for Intersport Jumbo’s financial management processes as well as to financial systems. The thesis is divided in two parts. The theory about the operating manual is included in the first part and the second part, which is added to the end, is the actual manual. This is based on the theory that comes from the first part. The first part examines the basis of electronic financial management, the related terms, related systems and good ways to make a manual.

Bachelor’s thesis theoretical part studies communication in a manual as well as various aspects of its usability. Different book sources relating to financial management processes and sources related to manuals were used. In addition internet sources about communication and different laws relating to archiving have been used.

The purpose of the manual is to give the reader an opportunity for a comprehensive, economic and comfortable use of the product. This manual also aims to prevent errors. A good manual aims to combine many different things. The user guide also seeks to bring out the product’s operating principles. This is particularly important because the guide may not be able to cover every possible situation.

As the result of this thesis a new manual for Tekso and iBanking systems was created. The manual has made the office workers daily life easier. It has enabled more efficient work. The manual has already been used in one new employee orientation.