Tilitoimiston asiakkaan ohjaaminen aineiston toimittamisessa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on kehittää toimeksiantajayrityksen asiakkaiden kirjanpitoaineiston toimittamista. Kirjanpitoaineisto koostuu yleisesti pääosin asiakkaan lähettämistä tositteista, joiden tietosisällön oikeellisuus määrittää myös kirjanpidon laadun. Tositteiden riittävän tietosisällön lisäksi aineiston toimittamisessa oleellista on kokonaisuutena mahdollisimman täydellinen ja yhtenäinen tositeaineisto, joka toimitetaan tarpeeksi ajoissa. Toimeksiantajayrityksellä ei ole ennen opinnäytetyön kirjoittamista ollut käytössään yhtenäisiä suuntaviivoja aineiston toimittamiseen liittyen, joten opinnäytetyön tulokset tulevat määrittämään ainakin yhden mallin siitä, miten asiakkaita voisi tulevaisuudessa ohjeistaa.

Teoriaosuudessa käsitellään taloushallintoa, digitaalista taloushallintoa sekä asiakkaisiin vaikuttamista. Taloushallinnon teoriaosuuden keskeisimpiä sisältöjä ovat tositteen vaatimukset, kulujen vähennyskelpoisuus sekä erilaisten kulujen luonteet ja erityispiirteet. Digitaalisessa taloushallinnossa luodaan yleiskuvaa digitaalisiin ratkaisuihin ja perehdytään tarkemmin muun muassa digitaaliseen tiliotteeseen sekä kuittien toimittamiseen sähköisessä muodossa.

Opinnäytetyön keskeisimpänä osana on laadullisen tutkimuksen keinoin toteutettu toimeksiantajayrityksen työntekijöiden haastattelu, jossa pyritään löytämään tärkeimmät aineiston toimittamiseen liittyvät epäkohdat ja kehityskohteet. Vastausten perusteella luodaan yhtenäiset raamit aineiston toimittamisen ohjaamiseen haluttuun suuntaan.

Haastattelun vastausten perusteella voidaan todeta, että eniten ongelmia aineiston toimittamiseen liittyen oli laskumerkinnöissä sekä tositteiden puuttumisessa ja tositeaineiston sekavuudessa. Vastausten perusteella asiakkaita tulisi ohjeistaa erityisesti edustus-, neuvottelu- ja markkinointikulujen vähennyskelpoisuuteen liittyvissä laskumerkinnöissä sekä siinä, millaisia merkintöjä ostoihin ja myynteihin liittyvissä tositteissa tulisi olla arvonlisäveron vähentämiseksi. Asiakkaita pyritään myös motivoimaan järjestämään ja käymään aineistoa läpi oma-aloitteisesti, jotta kirjanpito sujuvoituisi.

Opinnäytetyön varsinaisena tuotoksena on ensisijaisesti toimeksiantajayrityksen tulevia asiakassuhteita varten toteutettava ohjeistus kirjanpitoaineiston toimittamisesta. Tuotos toteutetaan Adoben InDesign –ohjelmalla, ja ohjeiden tekemisen prosessia ja taustoja kuvataan opinnäytetyössä. Ohjeistuksen tavoitteena on kiteyttää haastattelun vastausten pääkohdat ohjeiden muotoon helposti ymmärrettävällä, visuaalisesti miellyttävällä ja asiakasta motivoivalla tavalla.

The objective of this thesis is to develop the delivery of accounting material of the client company’s customers. The accounting material usually mainly consists of vouchers sent by the customer. The validity of the vouchers contents also determines the quality of the bookkeeping. In addition to the sufficient contents of the vouchers, it is essential that the material as a whole is as complete and coherent as possible and that it is delivered early enough. The client company does not have equal guidelines about delivering material before writing this thesis, so the results of the thesis are going to define at least one example about how customers could be instructed in the future.

The theory section consists of financial administration, digital financial administration and influencing customers. The essential parts of the financial administration discuss the requirements of vouchers, the deductibility of expenses and the special characteristics of certain expenses. The chapter of digital financial administration gives an overview about digital solutions and takes also a deeper look into bank statement via terminal and delivering receipts in a digital form.

The most significant part of the thesis is a interview for the employees of the client company. The interview is done using the methods of qualitative research. The objective of the interview is to find the most important flaws and targets for development concerning the delivery of material. Based on the answers, a common frame for guiding customers to designated direction on delivering material is created.

The answers of the interview state that the greatest issues concerning delivering material are insufficient notes on vouchers, lack of certain vouchers and the overall incoherence of the material. Based on the answers, the customers should be instructed about the notes on vouchers in order for the deductibility of representational expenses, negotiation expenses and marketing expenses. General instructions should also be given about the notes on vouchers about purchases and sales in order for the deductibility of value added tax. The customers are also motivated to organize and go through the material by themselves in order to make the accounting process more fluent.

The actual output of the thesis is a guidance about delivering accounting material, which is primarily targeted for the future customer relationships of the client company. The output is created in Adobe InDesign. The production process and the background of the guidance is described in the thesis. The objective of the guidance is to summarize the main issues emerged in the interview into a guide, which is easily understandable, visually enjoyable and which motivates the customer.