Sisäinen viestintä hajautetussa asiantuntijaorganisaatiossa : case: Itä-Suomen Laboratoriokeskuksen liikelaitoskuntayhtymä, ISLAB

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on ollut laatia Itä-Suomen laboratorioliikelaitoksen kuntayhtymälle (ISLAB) työntekijän opas. Työn tavoitteena on ollut koota yhteen ISLABin työntekijöitä keskeisesti koskevaa tietoa ja helpottaa heidän tiedonhakuprosessia.

Työntekijän opas toteutettiin kehittämistehtävänä yhteistyössä ISLABin kanssa. Opas julkaistiin ISLABin intranetissä lokakuussa 2016 ja sitä on tarkoitus päivittää säännöllisesti, jolloin se elää organisaatiossa tapahtuvien muutosten mukana. Oppaan toteutuksessa on pyritty huomioimaan sanoman informatiivisuuteen ja vastaanottajan vastaanottokäytäntöihin liittyvät tekijät.

Opinnäytetyön teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään sisäistä viestintää ja sen eri osa-alueita. Lisäksi käydään läpi erilaisia viestinnän vastaanottokäytäntöjä ja sanoman informatiivisuuteen vaikuttavia tekijöitä. Vanhan näkemyksen mukaan viestinnän ajateltiin olevan tiedon ”valuttamista” lähettäjältä vastaanottajalle. Viestinnän myös ajateltiin olevan toteutunutta sillä hetkellä, kun viesti tai sanoma on lähetetty. Tämän tyyppisiä ajatuksia on pyritty tässä opinnäytetyössä kumoamaan ja lähtökohtana on, että viestin vastaanottaja nähdään aktiivisena osallistujana osana viestintäprosessia ja onnistuneen viestinnän toteutumista pyritään tarkastelemaan tästä näkökulmasta.

Pohdintaosiossa tarkastellaan ISLABin uusia sisäisiä viestintäfoorumeita ja niiden käyttöön vaikuttavia tekijöitä. Tarkastelun kohteena on myös uusien viestintäfoorumeiden hyödyt suhteessa aiempiin. Viestinnässä sähköpostia käytetään edelleen paljon ja se on yhä useissa organisaatioissa pääasiallinen viestintäkanava, vaikka se on useaan otteeseen todettu tehottomaksi ja vanhanaikaiseksi. Sähköposti toimii edelleen tietyissä tilanteissa, mutta päivittäisessä viestinnässä sen käyttö ei enää palvele tarkoitustaan. Uudet viestintäkanavat ovat monessa suhteessa sähköpostia toimivampia, mutta myös niiden käyttöön liittyy omat haasteensa.

The purpose of this thesis has been to produce a handbook for employees of ISLAB. The objectives were to gather all the essential information into one single document and to make it easier for the employee to find the right information she needs.

The employee handbook was done as a development project in collaboration with ISLAB. The handbook was published in October 2016 and the idea is to keep it up-to-date with continuous updates to reflect the changes of the organization. The starting point of the handbook development were accurate information and the usability from the employee’s point of view.

The theoretical framework of the thesis is built upon internal communication and its various sub-domains. Furthermore, different ideas regarding how to receive information are explored as well as the factors defining the level of information. The paradigm of communication is that the knowledge is poured down from the sender to the receiver. Also, it was thought that communication was done at the moment when the message was delivered.

The thesis tries to overcome this paradigm and its problems. The starting point of the thesis is that the receiver of a message is an active player in the communication process and successful implementation of communication is measured from this aspect.

In the reflective part of the thesis the internal communication forums of ISLAB and the factors that affect their use are discussed. Moreover, the benefits of the new communication forums in comparison to the old forums are discussed. In many cases, email is still used a lot as a communication channel, even if many studies show it to be ineffective and old-fashioned. However, there are times when email is the way to communicate, but as a basis for daily communication it does not serve well anymore. The new communication channels are in many ways bet- ter than email, however, they also have their own challenges. The silver bullet of communication remains to be discovered.