Askel kerrallaan : lähiesimiesten kokemuksia lean-menetelmän soveltamisesta psykiatrian poliklinikoilla

Abstract

Terveydenhuollossa niin Suomessa kuin kansainvälisestikin kustannukset kasvavat, koska väestö ikääntyy ja palveluiden tarve lisääntyy. Terveydenhuollossa on siksi ollut pakko etsiä keinoja kustannusten hillitsemiseksi ja riittävien palveluiden turvaamiseksi. Haasteena on, kuinka terveydenhuollon palvelut olisivat kannattavia, kaikkien saavutettavissa, turvallisia, tehokkaita ja kustannustehokkaita. Lisäksi palveluiden tulisi olla asiakaslähtöisiä sekä laadukkaita. Yhtenä kehittämisen mallina tähän on lean. Lean on toimintafilosofia, joka tähtää toiminnan jatkuvaan parantamiseen, asiakaslähtöisyyden lisäämiseen ja työntekijöiden arvostamiseen.

Kuopion yliopistollisessa sairaalassa (KYS) kehitetään poliklinikoiden toimintaa, jotta kyetään vastaamaan avohoitopainotteisuuden lisäämisestä johtuvaan potilasmäärien kasvuun. Tavoitteena on hoitoprosessien tehostaminen sekä laadukkaiden, potilaslähtöisten ja turvallisten palveluiden tuottaminen. Myös KYS.ssa on valittu kehittämisen avuksi lean- menetelmä.

Tämän laadullisena tutkimuksena toteutetun opinnäytetyön tarkoituksena oli kuvata lähiesimiesten kokemuksia lean- menetelmän soveltamisesta nuorisopsykiatrian ja aikuispsykiatrian poliklinikoilla oman työnsä kautta. Tutkimuksen tavoitteena oli tuottaa tietoa lähiesimiestyön merkityksestä lean- menetelmää käytäntöön sovellettaessa.

Aineisto muodostui KYS.n psykiatrian poliklinikoiden lähiesimiehille (n=11) tehdyistä teemahaastatteluista. Lähiesimiehillä tässä tarkoitetaan poliklinikoiden kliinisestä työstä vastaavia lääkäreitä, osastonhoitajia sekä apulaisosastonhoitajia. Haastatteluja tehtiin kahdesti kullakin poliklinikalla, ensimmäinen haastattelu lean- soveltamisen alussa ja toinen sen päätyttyä. Aineisto käsiteltiin induktiivisen sisällön analyysin avulla.

Tutkimuksen tuloksina voidaan todeta, että lähiesimiesten valmiudet lähteä soveltamaan leania muodostuvat useista eri tekijöistä ja vaihtelevat henkilökohtaisesti. Omien valmiuksiensa lisäksi lähiesimiehet tunnistivat useita lean- soveltamisen onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä. Näitä tekijöitä ovat lean- menetelmänä, kokemukset leanin soveltamisesta, lähiesimiesten sitoutuminen, kehittämisen ja lähiesimiestyön tukeminen, psykiatrinen toimintaympäristö, muutosvastarinta, lean- osaaminen, kehittämisen jatkuvuuden suunnittelu sekä resurssit. Osa tekijöistä edistää, osa vaikeuttaa leanin soveltamista. Lisäksi lähiesimiehet nostivat esiin toiveita ja ideoita lean- soveltamisen tueksi. Leanilla oli joitakin vaikutuksia lähiesimiehien työhön ja johtamistapaan, vaikka siihen ei tietoisesti pyritty. Lähiesimiestyöllä on keskeinen rooli lean- soveltamisen onnistumisessa ja tulosten pysyvyydessä. Siksi lähiesimiehiä tulisi kouluttaa leaniin ja tukea uuden mallin käyttöönotossa.

Tutkimuksen kautta KYS.n johto saa tietoa leanin soveltamiseen vaikuttavista valmiuksista ja kokemuksista. Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää luotaessa askelkarttaa leanin soveltamiseen pidemmälle aikavälille.

In healthcare both in Finland and internationally the costs are increasing as the population is aging and the need for services increases. Healthcare has therefore been forced to look for ways to curb costs and secure adequate services. The challenge is how healthcare services are profitable, accessible, safe, effective and cost-effective. In addition, the services should be customer-oriented and of high quality. One model of development here is lean. Lean is an operating philosophy that aims at continuous improvement of operations, increasing customer focus and employee appreciation.

The Kuopio University Hospital (KUH) is developing the activities of outpatient clinics in order to be able to respond to the increase in patient numbers due to the increase in outpatient care. The goal is to provide treatment processes and to provide quality, patient-oriented and safe services. Also in KUH, the lean method has been selected for the development.

The purpose of this thesis was to describe the experiences of the immediate superiors in the application of the lean method in the youth clinics and the adult psychiatric outpatient clinics through their own work. The aim of the study was to provide information on the importance of immediate work in applying the lean method to practice.

The material consisted of theme interviews conducted with superiors of KUH Psychiatric outpatient clinics (n = 11). The term superiors here refers to doctors responsible for the clinical work, headnurses and assistant headnurses. Interviews were conducted twice in each outpatient clinic, the first interview at the beginning of the application and the second at the end. The material was processed through inductive content analysis.

As a result of the study, it is possible to say that the ability of the immediate superiors to take part in lean development consists of several factors and vary personally. In addition to their own abilities, the superiors identified several factors that affect the success of the lean application. These factors include the lean method, the experiences of lean application, the commitment of immediate disciples, support for development and support for immediate work, a psychiatric environment, resistance to change, lean competence, design continuity planning, and resources. Part of the factors contributes, some complicate the application of the lean. In addition, the immediate superiors raised hopes and ideas to support lean application. Lean had some effect on the work and leadership of the immediate superiors, even though it was not deliberately pursued. Superiors play a key role in the success of lean application and the sustainability of results. That is why they should be trained in lean and supporting the introduction of a new model.

Through this study, the leadership of KUH will be informed about the skills and experiences that affect the application of the lean. The results of the research can be utilized in creating a step map for applying the lean to a longer run.