Hankintakäytäntöjen kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyö toteutettiin YIT Rakennus Oy:lle Triplan työmaalle. Työn tavoitteena oli kehittää hankintaan liittyviä toimintatapoja selvittämällä, kuinka työmaan ja hankinnan yhteistyö sekä tiedonkulku toimivat. Lisäksi työssä tutkittiin myös, kuinka hankinnan yleisimpien riskien toteutumista voidaan vähentää. Opinnäytetyössä selvitettiin nykyisten koulutuksien sisältöä ja mahdollisten uusien koulutuksien tarpeellisuus.

Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena,jossa hyödynnettiin kirjallisuusaineistoa, yrityksen sisäisiä ohjeita ja perehdytysmateriaaleja sekä haastatteluita. Työn kirjallisuuskatsauksessa käytiin läpi hankintoja yleisellä tasolla, niiden luokittelua, hankintojen suunnitteluun ja ohjaukseen liittyviä kokonaisuuksia sekä riskienhallintaa ja onnistumisten mittaustapoja. Haastatteluissa keskityttiin hankinnassa havaittuihin hyviin käytäntöihin, riskien vähentämiseen sekä hankintojen onnistumisen seurantaan ja raportointiin.

Haastattelujen pohjalta saatiin kehitysehdotuksia parantamaan hankintaprosessin sujuvuutta ja tehokkuutta. Haastatteluissa ilmenneiden hankinnan kokemia haasteita voitaisiin vähentää tai jopa poistaa paremmalla ennakkosuunnittelulla, yhteistyön parantamisella ja oikein suunnitelluilla resursoinnilla. Yhtenä työn konkreettisena lopputuloksena saatiin raportointityökalu työnjohdolle, jolla on tarkoitus helpottaa hankintojen seurantaa ja raportointia. Raportointityökalu otetaan koekäyttöön Triplan yhdellä lohkolla ja saatujen käyttökokemusten perusteella kehitetään tarvittaessa. Hyvin seuratun ja raportoidun hankinnan tuloksia voidaan hyödyntää tulevien uusien kohteiden hankintoihin.

Mielenkiintoista olisi selvittää myöhemmin, onko kehitysehdotuksia otettu käyttöön ja mitkä niiden vaikutukset ovat olleet toiminnalle.

The Bachelor’s thesis was commissioned by YIT Construction Ltd. Tripla project. The purpose of this thesis was to develop procurement related practices, find out how cooperation and flow of information between executive and procurement personnel works, and how to improve them. The thesis also considers how to reduce general procurement risks. One part of the study was to clarify what kind of procurement training YIT provides and is whether it needs to be updated.

The nature of the implementation was a case study which is based on construction-related literature, interviews and the company’s internal instructions and orientation materials. The theoretical part of thesis provides general information regarding procurement, procurement classification, planning and controlling of procurement, risk management and success monitoring and reporting.

Improvement suggestions were made on the basis of interviews to improve the procurement process. Improvement suggestions focused on improving cooperation and optimizing the flow of information. The challenges that emerged during the interviews could be reduced or even eliminated by better pre-planning, improving cooperation and ensuring the correct resources.

One of study’s concrete outcomes was an Excel-based reporting tool for site supervisors, which is intended to ease procurement monitoring and reporting. The reporting tool will be put into operation on one of the Tripla’s worksites, and will be developed based on user experience if necessary. If the procurement is well monitored, its results can be utilized in new projects.

It would be interesting to find out later whether the development proposals have been put in use and what kind of impact they have made in operation.