Palkanlaskentaprosessin kehittäminen toimeksiantajayrityksessä

Abstract

Työn tarkoituksena oli löytää keinoja palkanlaskentaprosessin kehittämiseksi palkanlaskijan ammattitaidon ja toimintatapojen osalta. Työn toimeksiantajana oli Kirkon palvelukeskus, joka tarjoaa palkanlaskennan ja kirjanpidon palveluita seurakunnille. Tämän opinnäytetyön aihe syntyi Palkanlaskentaprosessin asiakastyytyväisyys –opinnäytetyön pohjalta ja on jatkoa sille. Työn alussa käydään läpi asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset, jotka olivat opinnäytetyön lähtökohtina, sekä esitellään Kirkon palvelukeskus. Teoriaosuudessa on yleisesti prosesseista ja Kirkon palvelukeskuksen palkanlaskentaprosessi. Pääasiallisena sisältönä teoriaosuudessa on prosessien kehittäminen, josta on käyty läpi prosessien kehittämisen lähtökohdat, työvaiheet ja tavoitteet. Lähteinä on käytetty prosessijohtamisen kirjallisuutta. Työn tutkimusosuus on laadullinen tutkimus, joka toteutettiin haastatteluina. Palkanlaskentaprosessin kehittämiskohteena oli palkanlaskijoiden ammattitaito. Ammattitaidon pohjalta syntyi neljä osa-aluetta tutkimukseen. Ne olivat kiire, seurakuntien avun saanti, palkkaus ja palkanlaskijoiden ohjeet. Haastateltavat olivat Kirkon palvelukeskuksen palkanlaskijoita. Tutkimustuloksissa kävi ilmi, että palkanlaskijoiden ammattitaito ja toimintatavat vaihtelevat, sillä kaikilla on oma tapansa tehdä töitä ja ohjeista huolimatta jokainen ihminen toimii hieman eri tavalla. Haastattelujen perusteella löytyi kuitenkin keinoja, miten toimintatapoja voi lähteä yhtenäistämään. Kiireen hallintakeinoja ovat muun muassa ennakoivat työt sekä moniajot. Palvelupyyntöjen käsittelyyn pitäisi olla paremmat toimintaohjeet. Palkkausta tulisi kehittää, sillä nykyinen palkkausjärjestelmä ei ole kovin motivoiva. Lisäksi ohjeita tulisi käydä paremmin läpi, jotta kaikki noudattaisivat niitä.

The purpose of this thesis was to find ways to develop the payroll computation process in Kirkon palvelukeskus. Standpoint in the developing the payroll computation process is on the professional skills of the payroll clerk. The subject of this thesis came from thesis Customer satisfaction of payroll computation process. In the beginning of this thesis are the results of the customer satisfaction survey and introduction of Kirkon palvelukeskus. The focus in the theory part is on development of processes. General information of processes and the payroll computation process of Kirkon palvelukeskus are studied. Sources used are mainly literature of process management. The research part of the thesis is a qualitative study which was conducted as theme interviews. The subject of the study was professional skills of the payroll clerk. Professional skills were divided in smaller section for the interviews. The sections were time management, in what time the congregations are helped, wage system and the guidelines provided for the payroll clerks. Interviewees were payroll clerks employed by Kirkon palvelukeskus. The results if the study show that professional skills of the payroll clerks vary because everyone has their own way of working and despite the guidelines, every person works in a slightly different way. Ways to harmonize working methods were found. One way to control the workload is doing anticipatory work tasks. There should be better instructions on how to process service requests. The wage system should be developed because the current system is not motivational enough. Employees should go through the guidelines better so that everybody would follow them.