Sisäinen joukkoistaminen ideoiden käsittelyprosessin näkökulmasta : Case: Ideat kehiin -ohjelma

Abstract

Tämä opinnäytetyö on tehty toimeksiantona VR Groupille. VR-konsernilla on käytössä joukkoistamisalusta, jonne henkilökunta voi lähettää ideoitaan ja parannusehdotuksiaan liittyen VR:n toimintaympäristöön. Työn tarkoituksena oli selvittää sisäiseen joukkoistamiseen liittyvät haasteet ja tutkia, miten innovaatioprosessia voidaan parantaa.

Innovaatiosta löytyy paljon kirjallisuutta, mutta työstettäessä viitekehystä ilmeni, että ideoiden käsittelyn konkreettisella tasolla ei juuri löydy aineistoa, varsinkaan kun hyödynnetään oman henkilökunnan ideoita. Viitekehyksessä on keskitetty innovaatiojohtamiseen ja joukkoistamisen edellytyksiin.

Opinnäytetyö toteutettiin tutkimustyyppisenä työnä. Tutkimusote oli tapaustutkimus, jossa kohdetta tutkittiin usealla menetelmällä. Tutkimus toteutettiin nykytilan kartoituksella ja määrällisenä tutkimuksena. Nykytilan kartoittamista varten käytettiin hyödykseen ohjelman verkkosivustolla löytyvää tietoa ja tilastoja, omia havaintoja sekä tehtiin teemahaastatteluja. Määrällinen tutkimus toteutettiin verkkokyselynä huhtikuussa 2017.

Tutkimuksen tuloksissa nousi esille ideoiden käsittelyprosessin hitaus. Ohjelman aikana tulleista ideoista suurin osa joko odotti toteutusta, oli toteutettu tai oli arkistoitu. Voitiin siis todeta, että ideoita käsiteltiin kiitettävästi. Käsittelyprosessi itsessään oli kuitenkin hidas ja raskas, koska ideoiden eteenpäinvieminen oli yksittäisten henkilöiden vastuulla. Toiminnan osallistujien toivottu käsittelyaika oli noin yksi kuukausi, joka oli huomattavasti lyhyempi kuin käsittelyajat käytännössä. Ideoiden kommentit ja arkistointiperustelut eivät myöskään aina olleet ideoiden lähettäjille ymmärrettäviä. Ideoiden käsittelijät taas kokivat haasteita sivuston käytössä ja oikeiden henkilöiden löytämisessä.

Räätälöidyn koulutuksen kautta olisi mahdollista antaa ideoiden käsittelijöille eväät ideoiden tehokkaaseen käsittelyyn. Käsittelyprosessin keventämiseksi olisi syytä harkita prosessin muutosta siten, että yksittäinen idea ei ole yhden henkilön vastuulla, vaan idea olisi useamman henkilön kommentoitavana. Sivuston tietoja olisi hyvä pitää päivitettynä. Palkitsemiskäytäntö ei kannusta yhteistyöhön ja olisi hyvä pohtia muutosta myös siihen.

This thesis was commissioned by VR Group, a travel, logistics and infrastructure engineering service company with operations mainly in Finland. VR has a crowdsourcing platform, where the staff can send ideas and suggestions for improvement related to VR's operating environment. The purpose of the thesis was to identify the challenges related to internal crowdsourcing and to identify ways to improve the innovation process.

There is plenty of literature on innovation, but hardly any material on a concrete level for processing ideas, especially when utilizing the ideas from own staff. The theoretical framework focuses on innovation management and the prerequisites for crowdsourcing.

The thesis was carried out as a case study, using multiple methods. It was carried out by exploring the current state and by using both qualitative and quantitative research methods. The current state was analysed by using information and statistics found on the website of the programme, through personal observations and through theme interviews. A quantitative survey was conducted in April 2017 as a web survey.

When analyzing the results, the slowness of the process was identified as a big challenge. The majority of all the ideas sent to the program, were either waiting for execution or had been implemented or archived. Ideas were being processed, but the process itself was slow and heavy, as the development of the ideas were the responsibility of individual people. The desired processing time was about one month, which was considerably shorter than the actual processing times. In addition, the persons, who sent the ideas, did not always understand the comments and arguments for archiving their ideas. The persons processing the ideas again faced challenges in using the site and finding the right people.

With tailor-made training, it is possible to give tools for processing ideas efficiently. To ease the handling process, it could be considered to change the process, so that an individual idea is not the responsibility of just one person, but the responsibility of several persons to comment upon. The information on the website should be kept updated. The current rewarding practice does not encourage co-operation and is also worth reviewing.