Asunto-osakeyhtiön vastaanotto- ja perustamistoimet tili- ja isännöitsijätoimistossa : Opas toimeksiantajayritykselle

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on laatia yhteistyössä toimeksiantajayrityksen kanssa räätälöity opas tili- ja isännöitsijätoimiston työntekijöiden käyttöön asunto-osakeyhtiöasiakkaiden vastaanottoa sekä perustamistoimia varten käytössä olevaan Visma Fivaldi taloushallinto-ohjelmistoon. Toimeksiantaja on oululainen Tekniikka- ja Taloustoimisto Tilipussi.

Opinnäytetyön tietoperustana ovat pääasiassa toimineet Isännöinnin käsikirja 2015 sekä asunto-osakeyhtiölaki. Niiden avulla tähän opinnäytetyöhön on saatu kattava läpileikkaus kaikista isännöintiin ja asunto-osakeyhtiöiden toimintaan liittyvistä seikoista. Oppaan rakenteeseen ja sisältöön mallina on käytetty Visma Talentin tarjoamia kiinteistönhallinnan koulutuksia sekä toimeksiantajan toiveita ja tarpeita.

Opinnäytetyön tavoitteena on helpottaa uuden asunto-osakeyhtiöasiakkaan vastaanottoa luomalla selkeät ja ajankohtaiset ohjeet toimeksiantajayrityksen työntekijöille, jotta tulevaisuudessa uusien asiakkaiden vastaanotto kävisi mahdollisimman luontevasti ja tehokkaasti. Lisäksi tavoitteena on ollut lisätä opinnäytetyön tekijän ammatti- ja tietotaitoa liittyen asunto-osakeyhtiöihin sekä isännöintiin.

Opinnäytetyössä käydään kattavasti, mutta toisaalta lyhyesti ja ytimekkäästi läpi asunto-osakeyhtiön pääpiirteitä sekä hallintoa. Lisäksi perehdytään talous- ja verotusasioihin. Kiinteistön ylläpitoon ja korjauksiin liittyvä teoria on myös tärkeä osa-alue, sillä muun muassa monet viikoittaiset työtehtävät liittyvät niihin. Isännöinti on mukana teoriaosassa, sillä ilman isännöintiä yrityksen asiakkaana ei olisi taloyhtiöitä. Viimeisessä luvussa käsitellään itse opasta ja sen sisältöä sekä rakennetta. Opinnäytetyön liitteistä löytyy malliesimerkkejä teoriassa käsitellyistä asioista, jotta lukija näkee konkreettisesti mikä on esimerkiksi vuosikello.

Opinnäytetyön tuotoksena syntynyt opas on toimeksiantajan toiveiden ja tarpeiden pohjalta rakennettu, joten se on täysin heidän hyödynnettävissään välittömästi. Toimeksiantajaa on ohjeistettu päivittämään opasta säännöllisesti, jotta sitä voidaan käyttää taloushallinnon sähköistymisestä sekä toimeksiantajan käytäntöjen muuttumisesta huolimatta vielä vuosia.

The primary purpose of the study was to create a practical and up-to-date guide for the employees of accounting and real estate agency in cooperation with the commissioner. Instructions were made for financial management software called Visma Fivaldi. The commissioner is an engineering and real estate management company Tilipussi in Oulu founded in 1984.

Theoretical background of this thesis was consisted mainly of Isännöinnin käsikirja 2015 and Housing Companies Act. By using these two sources the theory of this Bachelor´s thesis is very comprehensive. The structure and content of the guide was based on the commissioner´s wishes and needs but also training sessions offered by Visma Talent. The thesis consists of a theory section and an empirical section that deals with the case company. The theory section discussed the main features of housing cooperative and its governance. The focus is also on its economy and taxation. The theory of property maintenance and corrections were in essential part of the thesis also because these are important daily tasks in the office. Real estate management is part of the theory because without that there would be no housing company customers in Tilipussi. The last part of thesis deals with the guide and its contents and structure.

The main purpose of this thesis was to facilitate the receiving of new housing cooperative customer by creating appropriate and up-to-date guide for the employees. In the future receiving new customers will be easier and more efficient. Moreover, the objective was also to increase the author´s professional skills and expertise regarding real estate management and housing cooperative.

In the future, it is highly recommendable that the guide is updated because Visma Fivaldi is probably making many reforms on its software during next few years. Furthermore, the commissioner´s practices will change because of digitalisation of the financial management. The commissioner was proposed to update the guide at least once year. Now it is completely in their beneficial use.