Epäsuorien hankintojen kehittäminen

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin tieto- ja viestintätekniikan alan yritykselle, jossa on viime vuosina panostettu laajalti hankintatoimen kehittämiseen. Yrityksessä oli otettu käyttöön kategoriahankintojen toimintamalli. Työn tavoitteena oli edelleen kehittää epäsuorien hankintojen kategoriajohtamista, kokonaisvaltaisesti parantaa ymmärrystä epäsuorien hankintojen kulujen kohdentumisesta sekä kehittää hankinnan ja liiketoiminnan yhteistyötä.

Työn lähtötilanteessa oli kaksi selkeää kehityskohdetta. Toinen kehityskohde oli kategoriamalli, joka oli paikoin epälooginen ja hankalasti hallittava. Toinen selkeä kehityskohde oli raportointi, joka tuotti hankinnan näkökulmasta vääränlaista dataa ja vaikeutti kategoriantyön eteenpäin viemistä.

Työ piti sisällään epäsuorien hankintojen luokittelun tarkoituksenmukaisiin kategorioihin, kategoriatiimien muodostamisen ja kategoriastrategioiden suunnittelun. Työn edetessä kategoriat priorisoitiin ja työ käsittelee tarkemmin tärkeimmiksi priorisoidut kategoriat ja niissä saavutetut hyödyt. Lisäksi työssä käsitellään osittain muita hankinnan kehitysprojekteja, jotka läheisesti liittyvät kehittämistehtävään.

Työ toteutettiin toimintatutkimuksena. Työssä käytettyjä teorioita olivat ABC-analyysi, 20/80-analyysi sekä oston portfolioanalyysi. Työn toteutus aloitettiin nykytila-analyysillä hankintojen nykyisten ongelmakohtien ja kehittämiskohteiden määrittämiseksi. Työ eteni abduktion avulla, jolloin toteutin tutkimuksen yhdistäen sekä teoriaa että havainnointia käytännön tasolla. Tämä kehittämistehtävä ei ole ollut erillinen tehtävä vaan osa päivittäistä kategoriapäällikön työtä, jolloin havainnoinnilla on ollut merkittävä osuus työn tekemisessä.

Kehittämistehtävän päättyessä uuden kategorialuokittelun mukaiset kategoriat on otettu käyttöön ja tärkeimpien kategorioiden osalta on saavutettu merkittäviä tuloksia sekä hyötyjä, jotka on esitetty työssä. Hankinnoille on myös luotu uusi tuoteryhmittely, joka tulee parantamaan datan keräämistä oikein. Tuoteryhmät eivät työn päättyessä olleet vielä tuotannossa, mutta testiympäristössä on jo saatu hyviä tuloksia. Epäsuorien hankintojen kehittäminen jatkuu tämän kehittämistehtävän jälkeen tuoteryhmien käyttöönotolla, kategoriatyön jatkamisella ja toimittajahallinnan parantamisella.

This thesis was assigned by a company operating in information and communication field of business. The company had been investing extensively in the development of the procurement. A model for category management had been implemented in the company. The aim of this thesis was to further develop the category management, to comprehensively improve understanding of indirect purchases regarding costs as well as to develop co-operation between the procurement and the stake holders.

At the beginning of the thesis, there were two clear improvement targets. One was category model, which was illogical and hard to handle. Another improvement target was reporting, which generated wrong kind of data from the procurement point of view. Together these two points were making category management hard to handle, improve and develop.

This thesis included classification of the categories to the appropriate categories, building up category teams and planning category strategies. During the thesis, all the categories were prioritised and the most important categories were studied in a more mature way. The benefits gained within these most important categories were also presented. Additional to these actions, other development projects of procurement were a part of this thesis when they concerned indirect purchases.

This thesis was carried out as action research. The theories used were ABC-analysis, 20/80-analysis and Kraljic matrix. The process was started with a current state analysis aiming to find out the problem points and improvement targets of the indirect purchases. This thesis was a part of daily work of the category manager which means that observation had a significant role for the finalizing the thesis.

As the result of the thesis, new categories were revealed. Among the most important categories there were significant results which are explained in the thesis. There are also new product groups defined for the categories, which will guarantee that in the future the data is collected correctly. By the end of the thesis process, the product groups had not been taken to production but the results from the test environment were promising. The development of the indirect purchases will continue after this thesis. The next steps will be taking the product groups to production, continuing category management and improving supplier management.