Pilvipalvelun hyödyntäminen raportoinnissa

Abstract

Tässä opinnäytetyössä on toteutettu uusi raportointiratkaisu Vertainen vierellä -hankkeelle. Raportointiratkaisun tavoitteena on vähentää hankkeessa toimivien kahden koordinaattorin työtaakkaa. Raportointiratkaisu otetaan käyttöön hankkeelle vuoden 2017 lopussa, ja hankkeen henkilöstö jatkaa sen käyttöä sekä kehitystä.

Ennen uutta raportointiratkaisua hanke toteutti raportointinsa manuaalisesti tehdyillä raporteilla. Raportit toimitetaan hankkeen ohjauksesta vastaaville henkilöille sekä sidosryhmille kuukausittain ja vuosineljänneksittäin. Manuaalisesti toteutettu raportointi kulutti koordinaattoreiden työaikaa useita tunteja kuukaudessa.

Uusi raportointiratkaisu toteutettiin Power BI -työkalulla. Työn ensimmäisenä osana toteutettiin määrittelyt siitä, millaisia näkymiä ja raportteja hanke tarvitsee. Aloitusvaiheessa määriteltiin neljä eri näkymää toteutettavaksi. Näkymistä kolmessa on yksittäisiä asiakokonaisuuksia ja yhdessä näkymässä on koonti näi-den muiden näkymien tiedoista. Toteutusvaiheessa näkymät tehtiin Power BI:n työpöytäversiolla. Näkymät toteutettiin neljään eri tiedostoon. Toteutetut näkymät otettiin käyttöön Power Bi:n pilviversiossa. Näkymien hyväksymistestauksesta vastasivat hankkeen koordinaattorit.

Toteutettua raportointiratkaisua käyttävät hankkeen koordinaattorit sekä hankkeen ohjauksesta vastaavat henkilöt. Näkymiä käytetään selaimen kautta Power BI:n pilvipalvelusta. Hankkeen koordinaattoreiden aikaisemmin raporttien tekemiseen käyttämä aika voidaan käyttää tulevaisuudessa muihin hankkeen työtehtäviin.

The objective of this thesis was to create a new reporting solution for the Vertainen vierellä project. The new reporting solution was created to alleviate the workload of the project coordinators when creating reports for the project steering group and the stakeholders. The reporting solution will be taken into production use at the end of year 2017. Before the reporting solution was used, the project coordinators used multiple workhours on manually creating the reports. These reports were then delivered to the steering group and other stakeholders.

The reporting solution was created at three stages. The first stage was the specification stage, where the reporting views were designed. In total, four views were designed. Three of them were made with a certain subject in mind. One view is assembled from the three different subjects. At the second stage the views were created according to the specifications. At the final stage the views were deployed to the Power BI cloud service where the views could be accessed using web browsers. The project coordinators were on charge of testing the views and after completing the tests, all the views were taken into use.

The reporting solution is used by the coordinators, project steering group and other stakeholders. The solution is being used through the Power BI cloud service and the time previously spent by the coordinators in creating the reports, is now used in different tasks of the project.