Epäsuorien hankintojen analysointi

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli analyysi case yrityksen epäsuorista hankinnoista. Tavoitteena oli selvittää, kuinka suuri osuus yrityksen kaikista hankinnoista on epäsuoraa hankintaa ja löytää sellaisia hankintakategorioita, joiden hankintoja tulisi tarkemmin tutkia ja kenties löytää kustannussäästökohteita näissä kategorioissa. Epäsuorien hankintojen osuus yrityksen liikevaihdosta voi olla hyvinkin suuri ja tarve analyysin tekemiselle oli.

Analyysin toimeksiantajana toimii kotimainen terveysteknologia-alan suunnittelu- ja valmistusyritys, jolla on sekä suoria että epäsuoria hankintoja ja kaikkien hankintojen osuus yrityksen liikevaihdosta on 60 – 70 %. Suoria hankintoja analysoidaan hyvinkin tarkkaan, mutta epäsuorien hankintojen seurantaa ja analysointia ei aikaisemmin juurikaan ole tehty.

Tietoperustassa esitetty tieto perustui alan kirjallisuuteen ja siinä käytiin läpi hankintaa ja hankinnan analyysin menetelmiä, joita tässä työssä sovellettiin. Teoriaosuudessa kuvattiin hankintatoimi käsitteenä sekä sen merkitys liiketoiminnalle. Epäsuorien hankintojen osuudessa selvennettiin epäsuorien hankintojen käsitettä sekä analysoinnissa käytettäviä ABC- ja spend -analyysi menetelmiä.

Empiirinen osa opinnäytetyöstä perustui case yrityksen toiminnanohjausjärjestelmästä saatavaan ostoreskontra-aineistoon. Aineistosta laadittiin analyysi, jonka tulokset esiteltiin tässä työssä. Epäsuorat hankinnat jaettiin kategorioihin, joiden kustannuksia vertailtiin ja joiden perusteella saatiin selville epäsuorien hankintojen osuus yrityksen kaikista hankinnoista. Analyysin perusteella tarkempaan analyysiin valittiin kategoria ei varastovaikutteiset hankinnat, joita tässä analyysissä selvitettiin tarkemmin sekä tehtiin kehitys- ja parannusehdotuksia mahdollisten kustannus-säästöjen aikaansaamiseksi.

The purpose of this bachelor’s thesis was to analyze the indirect procurement in a case company based in Finland. The case company is focused on healthcare technology and it provides both designing and manufacturing services. The main target was to analyze what is the indirect procurement sharing of all purchasing, what are the indirect procurement categories to be investigated more in detail and are there any savings potential in those categories. The share of the indirect procurement can be remarkable and there was demand for this kind of analysis.

The concept of the procurement and its importance for the business were represented in the theoretical part of the thesis. In the section dealing with the indirect procurement, the concept of the indirect procurement was represented as well as the main tools in this thesis which were ABC – analysis and spend -analysis. Both analyzing methods are well known tools for analyzing purchasing costs. The empirical part of the thesis was based on the case company’s ERP system’s accounts payable material.

The case company’s indirect procurements were divided in to ten categories and the spend in those categories was analyzed by using the ABC-analysis method. After the ABC-analysis it was decided to focus on the category with non-stock influenced procurements since this category had the second biggest annual costs. This category was analyzed with spend analysis method focusing on the number of invoices and the total spend. As a result, improvement proposals were done to reduce the number of invoices. There were also proposals for supplier consolidation.