Kaizen-kehittäminen HUSLAB Meilahden patologian laboratoriossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia Kaizen-taulun käyttöä jatkuvan kehittämisen välineenä HUSLAB Meilahden patologian laboratoriotyössä.

Opinnäytetyön aineisto kerättiin sekä (kvalitatiivisesti) Kaizen-taulun aloitteista (38 kpl) että (kvantitatiivisesti) kyselylomakkeella saaduista vastauksista (46 kpl). Kaizen-aloitteet analysoitiin teemoittemalla patologian laboratorioprosessin eri vaiheisiin sopivilla teemoilla. Kyselylomakeella kerätyn aineiston monivalintakysymykset analysoitiin Webropol-ohjelman sekä Excel-ohjelman avulla ja avoimen kysymyksen vastaukset analysoitiin teorialähtöisen sisällönanalyysin avulla. Tulokset esitetään kuvioin, taulukoin ja numeroiden avulla sekä kyselylomakkeen avoimien vastausten suorilla lainauksilla.

Kaizen-taululle tehdyt aloitteet (38 kpl) tuottivat kehittämisehdotuksia kaikille patologian laboratorioprosessin osa-alueille. Työtä ja tiloja haluttiin kehittää monipuolisesti niin, että prosessille syntyisi ajallista-, laadullista-, ergonomista- ja/tai taloudellista hyötyä. Eniten hyötyä prosessille arvioitiin aloitteiden mukaan tulevan ajansäästönä, sillä 25 kehittämisehdotuksessa ajansäästö ja töiden parempi sujuvuus arvioitiin yhdeksi mahdolliseksi hyödyksi.

Saadut tulokset kertovat siitä, että Kaizen-taulu on toimiva kehittämisen väline, mutta toimiakseen parhaalla mahdollisella tavalla, tulee henkilökuntaa säännöllisesti kannustaa taulun käyttöön ja tuoda saadut parannukset näkyvimmiksi työpaikalla ja henkilökunnalle. Kaizen-taulun aloitteista selvisi, että henkilökunta on motivoitunut kehittämään omaa toimintaansa ja laboratorioprosessin eri vaiheita, mutta toiminnan on oltava säännöllistä myös Kaizen-työryhmän puolelta. Työryhmän pitäisi kokoontua säännöllisesti ja nimetä vastuuhenkilöt kunkin aloitteen eteenpäin viemiseksi. Myös niihin aloitteisiin, joita ei voida lyhyellä aikavälillä toteuttaa, pitää antaa selittävä vastaus mahdollisimman pian. Väli aloitteen teossa ja siihen vastaamiseen ei saa olla liian pitkä, koska tällöin motivaatio ideoiden laittamiseen taululle hiipuu.

Tämän opinnäytetyön tuloksista selviää, että Kaizen-taulu on hyvä väline kehittämiseen ja Meilahden patologian henkilökunta ovat myös halukkaita sitä käyttämään ja suosittelevat taulun käyttöä myös muille työyksiköille. Kaizen-taulun avulla saatiin runsaasti hyviä kehittämisehdotuksia ja parannettua laboratorioprosessin eri vaiheita, joten tämän tutkimuksen perusteella Kaizen-taulu sopinee hyvin yhdeksi kehittämistyökaluksi myös muille yksiköille.

The purpose of this study was to investigate the use of Kaizen as a continuous development tool in HUSLAB Meilahti pathology laboratory. One of the ways of using Kaizen in HUSLAB Meilahti pathology laboratory was a Kaizen proposal format implemented as a development proposal board or improvement idea board

The material for this study was collected qualitatively from the Kaizen initiatives (38) and quantitatively from questionnaire replies (46). The Kaizen initiatives were thematized according to the laboratory process that controls the operation of a pathology laboratory and analyzed by theoretical content analysis. Multiple choice questions were analyzed using the Webropol and Excel programs. The results were presented in figures, tables and numbers, as well as direct quotations of open questionnaire replies.

The Kaizen proposal board provided development suggestions for all aspects of the pathology laboratory process. The laboratory staff wanted to develop workflow and working conditions as well as laboratory facilities in a variety of ways so that the process would safe time, and increase qualitative, ergonomic and / or economic benefits. The initiatives valued time saving as the most important benefit to the process.. Twenty five proposals were considered to possibly benefit the laboratory by saving time and better workflow.

The results showed that the Kaizen development proposal board is a useful tool for development, but in order for it to work as continues development tool, management should regularly encourage employees to use the board and make improvements visible to everybody. Kaizen initiatives revealed that employees were motivated to develop their own work and different phases of the laboratory process. To work well, Kaizen working group should meet regularly and appoint the persons in charge to take each initiative forward. An explanation should however be given as soon as possible to initiatives that cannot be implemented in the short term. The interval between initiating and responding to a proposal should not be too long, as the motivation to put ideas on the board is clearly reduced if reaction time for the development proposal takes more than a few weeks.

In sight of these results, the Kaizen development proposal board is a good tool for development and has made several improvements to the different parts of the laboratory process. It is likely to be suitable for other units as well. Employees of Meilahti Pathology recommend the use of a Kaizen proposal board for other work units as well.