Yrityksen sisäinen valvonta : Henkilöstö- ja taloushallinnon kontrollitoimenpiteet: Case: Yritys X Oy

Abstract

Viimeisten vuosikymmenten aikana julkisuuteen nousseet laajamittaiset väärinkäytökset ovat lisänneet yritysten tarvetta kiinnittää huomiota sisäisen valvonnan järjestämiseen. Sisäinen valvonta on kokonaisvaltaisesti jokaisen yrityksen kriittinen ja tärkeä johtamis- ja hallintojärjestelmän osa. Organisaation eri tasoilla suoritettavat kontrollitoimenpiteet ovat yksi sisäisen valvonnan osatekijöistä. Sisäisen valvonnan laatuun ja toteuttamiseen vaikuttavat muun muassa yrityksen koko, toimiala ja toimintojen luonne.

Tässä tutkimuksessa tutkittiin pohjoissavolaisen teknologiayrityksen henkilöstö- ja taloushallinnon osa-alueiden kontrollitoimenpiteiden riittävyyttä ja tehokkuutta. Tutkimuksessa perehdyttiin pääasiassa työsuhde-, hankinta- ja myyntiprosessien kontrollitoimenpiteisiin. Sisäisen valvonnan viitekehyksenä käytettiin yleisesti tunnetuinta COSO-mallia, joka on sovellettavissa kaikkiin tavoitteellisen toiminnan omaaviin organisaatioihin. Tavoitteena oli selvittää, miten toimeksiantajayrityksen sisäisen valvonnan kontrollitoimenpiteet on hoidettu henkilöstö- ja taloushallinnon osa-alueilla ja tulisiko niitä kehittää entisestään. Tarkoituksena oli saada ajantasainen kuva osa-alueiden kontrolli-toimenpiteiden tilasta.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullista tapaustutkimusta. Yrityksen sisäisen valvonnan kontrollitoimenpiteistä tietoa kerättiin havainnoimalla sekä organisaation henkilöstö- ja taloushallinnon osastolla työskentelevien henkilöiden haastatteluilla, jotka toteutettiin strukturoituna lomakehaastatteluna sähköpostitse. Tutkimuksessa saatiin selville, että yrityksen henkilöstö- ja taloushallinnon kontrollitoimenpiteet olivat hyvin moninaiset ja niitä oli käytetty kyseisten osa-alueiden prosesseissa kattavasti.

Leaks of widespread misuse over recent decades have increased the need for companies to focus on internal cont-rol. Internal control is comprehensively a critical and important part of the management and administration system of each company. Control measures at the various levels of the organization are one of the elements of internal control. The quality and implementation of internal control are influenced, among other things, by the size, industry and nature of business.

This study examined the adequacy and effectiveness of control measures in the areas of human resources and financial administration in an SME operating in the field of technology and based in North Savo. The study mainly focused on controlling the employment, acquisition and sales processes. The most commonly used and known COSO model was used as a framework for internal control, which is applicable to all organizations with goal-oriented activities. The aim was to find out how the control activities of the internal control of the client organisation have been managed in the areas of human resources and financial administration and if they should be further developed. The aim was to get an up-to-date picture of the state of the control activities.

The research method was a qualitative case study. Information on the control activities of the company’s processes was collected by interviewing employees working in the departments of human resources and financial administrati-on. The interviews were implemented as a structured form via e-mail. The study found out that the company’s human resource and financial administration control activities were very varied and had been used extensively in the processes in these areas.