IT-laitehankintaprosessin kehittäminen ammattikorkeakoulussa

Abstract

Insinöörityössä oli tavoitteena selvittää, millainen Metropolia Ammattikorkeakoulun IT-laitehankintojen voimassa oleva prosessi on ja miten sitä tulisi kehittää. Samalla tutkittiin, miten muissa suomalaisissa ammattikorkeakouluissa IT-laitehankinnat tehdään, ja vertailtiin käytäntöjä Metropolian tapaan toimia. Työssä keskeisinä lähteinä olivat kysely Metropolian yhteistyöverkoston IT-hankinnoista vastaaville työntekijöille; tekijän oma, työn ohessa kertynyt kokemus Metropolian IT-hankinnoista; keskustelut Metropolian Tietohallintopalveluiden henkilöstön kanssa sekä erilaiset teemaan liittyvät tekstilähteet. Työn tilaajana toimi Metropolian Tietohallintopalvelut ja ATK-palvelupäällikkö.

Tutkimuksessa havaittiin, että IT-laitehankintojen prosessin perusta Metropoliassa on hyvä, mutta sitä olisi syytä kehittää virtaviivaisemmaksi. Insinöörityössä todettiin viisi keskeistä kehitysaskelta: Peruskäyttäjille tulisi kehittää selkeämmät ja järkevämmin sijoitetut ohjeistukset hankintapyyntöjen tekemiseen. Metropoliaan tulisi muodostaa testitiimi, joka vastaa laitetestauksista ja niiden tulosten kirjaamisesta. Puutteellisen hankintarekisterin käytöstä tulisi siirtyä omaisuudenhallintajärjestelmään. Palvelupyyntöjärjestelmän käyttöliittymää tulisi yksinkertaistaa, automatisoida ja selkeyttää. Metropolian tulisi kirkastaa peruslaitteiden valikoimaansa.

Tutkimustarve nousi hankintayksikön työarjesta, ja tutkimuksen tulokset ovat suoraan käytettävissä Metropolian IT-laitehankintakäytänteiden parantamiseen.

The purpose of the thesis was to study and describe the procedure of Metropolia’s IT device purchasing and to do research on how to improve the process. Furthermore, the goal was to compare the IT purchasing processes of other universities of applied sciences to Metropolia’s process.

The main sources of the thesis were a questionnaire that was sent to the IT personels of the universities of applied sciences, interviews with the IT staff in Metropolia and writer’s own personal experience that has been gained through work. The project was ordered by Metropolia’s IT Services and the IT Service Manager.

The study showed that the basis of the IT purchasing process in Metropolia is solid, but there are five main aspects that should be considered when developing the process forward: Instructions for the basic users should be clearer and better located. Metropolia should establish a testing team, that would be in charge of equipment testing and building a registry for the testing results. Insufficient purchase registry should be replaced with a modern asset management system. The user interface of the service request system should be simpler and have more automated services. There should be a clearer selection of the basic IT equipments. The study was very practical and the results can be used immediately to improve the processes of Metropolia’s IT purchases.