Henkilöstön itsepalveluportaalin määrittely

Abstract

Insinöörityön tavoitteena oli määritellä uusi henkilöstön itsepalveluportaali kohdeyritykselle. Työn tarpeen tunnistamiseen johtivat uuden käyttöön tulevan sisäisen IT-tuen työtaakan proaktiivinen keventäminen ja käyttäjien palaute nykyisestä itsepalveluportaalista. Liiketoimintahaasteena on nykyinen henkilöstön itsepalveluportaali, joka ei täysin vastannut liiketoiminnan tarpeita. Tämän seurauksena nykyisen henkilöstön itsepalveluportaalin käyttö on jäänyt vähäiseksi.

Henkilöstön itsepalveluportaalin määrittelyn tueksi järjestettiin haastatteluja ja työpajoja, joiden pohjalta luotiin nykytila-analyysi. Haastateltavat olivat yrityksen sisäisiä, eri asemassa toimivia itsepalveluportaalin loppukäyttäjiä. Nykytila-analyysin ja haastatteluiden pohjalta rajattiin tavoitteita, mitä toimintoja pyritään toteuttamaan uuden itsepalveluportaalin käyttöönotossa.

Insinöörityön lopputuloksena määriteltiin uusi henkilöstön itsepalveluportaali, joka vastaa toiminnoiltaan loppukäyttäjien toiveita, ulkoasultaan yritykselle tuttuja visuaalisia ilmeitä sekä käytettävyydeltään itsepalveluportaalien parhaisiin käytäntöihin perustuvia käytäntöjä. Palveluntoimittaja implementoi uuden itsepalveluportaalin insinöörityössä tehtyjen määritysten mukaisesti, jonka jälkeen se otetaan kohdeyrityksessä käyttöön.

Uuden henkilöstön itsepalveluportaalin myötä kohdeyrityksen työntekijöillä on käytössään monipuolisempi ja käyttäjäystävällisempi itsepalveluportaali, joka tehostaa työntekoa ja vähentää IT-tuen työtaakkaa. Uusi itsepalveluportaali on lähes täysin muokattavissa ja kehitystoimenpiteitä voidaan tehdä aikaisempaa huomattavasti nopeammin.

The objective of this thesis was to define an employee self-service portal for the target company. The thesis topic comes from the need to proactively ease the workload for new internal IT-support and also from the users’ feedback to the current self-service portal. Business challenge relates to the low use of the current self-service portal, which did not fully meet the business needs. As a result, the use of the current self-service portal has so far remained rather limited.

To achieve the thesis objective, first, the current state analysis was conducted based on interviews and workshops. The interviewees were conducted with the users of the self-service portal in the case company. Based on the results of the current state analysis, the areas were defined which functions are to be implemented in the first implementation of the self-service portal.

The outcome of the thesis is the proposal defining the new employee self-service portal, which would be in line with end-user desires, and the usability defined based on the best practices of building self-service portals. Following this proposal, the target company decid-ed to implement the new self-service portal according to the specifications defined in this thesis. After the implementation of the proposed self-service portal, the employees of the target company will have more versatile and user-friendly self-service portal, fully customi-zable and with possibilities for further development, which will enhance their work and re-duce the IT-support’s workload.