Sähköisen ostolaskun tarkastus SAP ERPissä

Abstract

Tämän insinöörityön tarkoituksena oli selvittää, kuinka sähköisen ostolaskun tarkastaminen suoritetaan SAP-toiminnanohjausjärjestelmässä ja esitellä, kuinka se toteutetaan Yrityksessä. Lisäksi työssä paneudutaan sähköisen tiedonsiirron (EDI/OVT) käyttöön ja sen tuomiin etuihin. Työssä katsotaan asioita uuden järjestelmän käyttöönottoprojektin testausvaiheen näkökulmasta. Työ antaa vastauksen siihen, miten sähköinen laskutus Yrityksessä ennen hoidettiin, miten se haluttaisiin hoitaa ja mihin tulokseen ollaan päätymässä.

Teoriaosuus on merkittävä osa työtä, koska se auttaa ymmärtämään työn tuloksia. Työn tulokset syntyivät järjestelmän testauksen edetessä. Ideana työssä ei ole ollut lähteä kehittämään vanhaa tai keksimään uutta, vaan antaa lukijalle kuva sähköisestä tiedonsiirrosta ja siitä miten sitä SAPin avulla voidaan hyödyntää ostolaskujen käsittelyssä. Tarkastelun kohteena on ostolaskun tarkastusprosessi ja sen testaaminen uudessa toiminnanohjausjärjestelmässä. Empiirisenä aineistona työssä on käytetty omakohtaisia käyttäjäkokemuksia sähköisen ostolaskun tarkastamisesta SAPissa. Muu lähdeaineisto on ollut kirjallista ja sähköistä materiaalia liittyen SAPiin, ostotoimintaan ja sähköiseen tiedonsiirtoon.

Tämän työn tuloksena on syntynyt hyvä tietopaketti siitä, kuinka sähköisen ostolaskun tarkastus tullaan jatkossa Yrityksessä suorittamaan. Niinpä työstä on varmasti uusille työntekijöille suuri apu uuteen järjestelmään tutustuttaessa. Työstä käy myös hyvin ilmi, kuinka iso prosessi uuden toiminnanohjausjärjestelmän implementointi itse asiassa on ja miten paljon siihen voi liittyä ongelmia pelkästään yhden osa-alueen osalta.

The purpose of this thesis was to research how the invoice verification process for EDI invoices is handled in SAP Enterprise Resource Planning software and to present how it is handled in an enterprise. This thesis also clarifies how electronic data interchange can be used and what the advantages are. The implementation of a new ERP was still ongoing in the company, so the phase where the new software was being tested constitutes a major part of this thesis. Answers will be given to questions like: How were EDI invoices processed before? How should they be handled? What are the future prospects for handling EDI?

The theoretical part has a significant role in this thesis, because it helps the reader to understand the results. The results were gathered during the testing of the new software. The idea of this thesis was not to invent something new or improve something old; instead, the purpose was to give an idea what EDI is and how it can be used with SAP in invoice verification. The main focus is on the invoice verification process and how it is being tested in the new system. Most of the material used for writing this thesis was gathered as user experience while testing the new system. Also some other material concerning SAP, EDI and purchasing has been used.

This thesis yielded a good package of information concerning how the invoice verification will be handled in the enterprise. It also gives an idea of how big a process it is to implement a new ERP and how large a number of various problems there can be in just one part of the system. Most likely this thesis will be a useful tool for new employees when having a first touch with the new system.