TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTON TUKI

Abstract

Tässä työssä perehdyttiin toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton tukitoimiin sekä järjestelmän käyttöasteen nostamiseen ja toiminnan tehostamiseen pk-yrityksessä. Tämä työ on tehty Ficote Oy:lle. Yritys on vuonna 1976 perustettu erikoislaitteiden valmistaja, joka sijaitsee Vihtavuoressa Laukaassa. Ficote Oy on valmistanut raskaan kaluston päälirakenteena olevia FICO-viemärinhuoltolaitteita vuodesta 1976 ja jäteastianpesukoneita vuodesta 1981 alkaen. Liikevaihto vuonna 2016 oli noin 6 M€ ja yritys työllistää 30 henkilöä.

Vuonna 2014 Ficote Oy:ssä on otettu käyttöön uusi Oscar Pro-toiminnanohjausjärjestelmä. Uuden järjestelmän käyttöönottovaiheessa loppukäyttäjien ohjeistus ja kouluttaminen ovat kuitenkin jääneet puutteellisiksi. Järjestelmä on toiminnassa ja päivittäisessä käytössä, mutta sen tarjoamaa kapasiteettia ei kyetä hyödyntämään tehokkaasti.

Tämän työn tavoitteena oli tehostaa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä ja nostaa sen käyttöastetta yrityksen päivittäisessä toiminnassa. Keskeisimpiä asioita olivat järjestelmän loppukäyttäjien kouluttaminen ja ohjeistuksen laatiminen sekä yrityksen omien toimintamallien kehittäminen järjestelmän osalta. Työssä perehdyttiin myös Oscar Pro-toiminnanohjausjärjestelmän työajanseurannan käyttöönottoon.

Työn tutkimusosassa järjestelmän loppukäyttäjille tehtiin kyselytutkimus, jolla kartoitettiin käyttäjien kokemuksia uudesta järjestelmästä sekä ongelmia ja kehityskohteita. Käyttäjäkyselytutkimuksen avulla saatiin runsaasti tietoa järjestelmän käytön nykytilasta ja havaittiin lukuisia ongelmia, joihin käyttäjät törmäsivät työssään lähes päivittäin. Näiden tietojen perusteella toiminnanohjausjärjestelmälle luotiin omat yrityksen käyttöön räätälöidyt käyttöohjeet, jotka toimivat tulevaisuudessa myös erinomaisena perehdyttämispakettina uusille käyttäjille.

Työn tuloksissa esitetään, kuinka uusien toimintatapojen ja ohjeiden avulla toiminnanohjausjärjestelmän käytölle saatiin luotua vakio toimintamalli, jonka ansiosta järjestelmän käytöstä on tullut huomattavasti tehokkaampaa ja suoraviivaisempaa. Tuloksissa esitetään myös, kuinka järjestelmää ja yrityksen omaa toimintaa on kehitetty tuo-tannon, suunnittelun, hankinnan ja taloushallinnon osalta.

This thesis focused on the support measures for the introduction of an Enterprise Resource Planning (ERP) system, as well as on increasing the system’s utilisation rate and the efficiency of operations in an SME. This thesis was made for Ficote Oy. The company, established in 1976, manufactures special equipment and is located in Vihtavu-ori, Laukaa. Ficote Oy has manufactured FICO sewer cleaning equipment, installed on heavy machinery, since 1976 and waste bin washers since 1981. In 2016, their turnover was around MEUR 6, and the company employs 30 people.

In 2014, Ficote Oy introduced a new ERP system, Oscar Pro. However, during the introduction stage of this new system, the guidance and training of the end users were not thorough enough. The system is in operation and in daily use, but the capacity it provides cannot be utilised efficiently.

The objective of this thesis was to make the use of the ERP system more efficient and increase its utilisation rate in the company’s daily operations. The key matters were training the system’s end users, compiling instructions and developing the company’s own operating models with regard to the system. The work also focused on introducing the time-tracking functionality of the Oscar Pro ERP system.

In the research part of the thesis, a survey was performed among the system's end users, which reviewed their experiences of the new system, as well as its problems and development targets. The user survey provided a great deal of information about the current status of the system’s use and brought up several new issues that the users faced in their work almost daily. Based on this information, customised instructions for using the ERP system were compiled for the company. In the future, they will also be an excellent induction package for new users.

The results of the study how a standard operating model was created for using the ERP system with the help of the new methods and instructions, thanks to which using the system has become notably more efficient and straightforward. The results also showcase how the system and the company’s operations have been developed with regard to production, planning, acquisitions and financial administration.