Kieku-käyttäjien käyttöönoton kokemukset
Häkkinen, Erja (2018)
Häkkinen, Erja
Oulun ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201802282900
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201802282900
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten ELY-keskuksien, TE-toimistojen ja KEHA-keskuksen henkilöstö koki valtionhallinnon Kieku-järjestelmän käyttöönoton huhtikuussa 2016. Kieku-hankkeessa on kehitetty valtion yhteiset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit ja niitä tukeva SAP-pohjainen Kieku-tietojärjestelmä. Kieku-hanke on Valtiokonttorin vetämä hanke koko tietojärjestelmäuudistukselle. Toimeksiantajana tälle opinnäytetyölle on KEHA-keskus.
Tietoperusta koostuu muutoksen avaimista, mitä muutoksessa onnistumiseen tarvitaan, mitä projektitoiminta käsittää ja miten projektinhallinta yleisesti on määritelty. Tietoperustassa on mukana myös Valtiokonttorin ja Palkeiden Kieku-materiaalia. Tietoperustassa on syvemmin perehdytty viestinnän ja koulutuksen tärkeyteen muutoksessa.
Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa tapaus oli Kieku-järjestelmän käyttöönotto. Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin Webropol-kyselyllä syksyllä 2017. Kysely painottui viestinnän merkitykseen muutoksessa ja annetun järjestelmäkoulutuksen riittävyyteen, koulutuksen oikea-aikaisuuteen sekä siihen, että miten yksilöityä annettu koulutus oli näiden virastojen omiin käyttötarpeisiin.
Saatujen tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että Kieku-järjestelmän käyttöönottoon käyttäjät olivat osittain tyytyväisiä mutta myös parantamisen varaa käyttöönotolle nähtiin olevan. Tutkimustulosten mukaan parhaiten onnistuttiin loppukäyttäjien sekä ammattikäyttäjien mielestä varsinaisessa käyttöönotossa. Vastaajien mielestä viestintää olisi voinut olla enemmän esimiesten ja johdon toimesta. Järjestelmään annettu käyttäjien koulutus ja sen ajoittaminen olisi voitu suunnitella ja toteuttaa paremmin. Tutkimuksessa tuli esille se, että annettu koulutus ei ollut riittävää järjestelmän käyttäjille. Myös koulutuksen aikatauluttaminen olisi voitu toteuttaa toisin sekä koulutus olisi voinut olla virastokohtaisempaa ja yksilöivämpää.
Kehittämisideoiksi nousevat henkilöstön huomioiminen ja mukaan ottaminen muutosprosessissa jo suunnitteluvaiheessa. Viestintää tulisi toteuttaa esimiesten ja johdon osalta enemmän ja sen tulisi olla oikea-aikaista. Johdon on hyvä olla sitoutunut muutosprosessiin ja sen tulisi näkyä henkilöstölle voimakkaammin. Koulutusten suunnittelu ja toteutus tarvitsevat jatkossa enemmän huomiota. Myös järjestelmän toimivuuteen kannattaa perehtyä ja kiinnittää enemmän huomiota.
Tietoperusta koostuu muutoksen avaimista, mitä muutoksessa onnistumiseen tarvitaan, mitä projektitoiminta käsittää ja miten projektinhallinta yleisesti on määritelty. Tietoperustassa on mukana myös Valtiokonttorin ja Palkeiden Kieku-materiaalia. Tietoperustassa on syvemmin perehdytty viestinnän ja koulutuksen tärkeyteen muutoksessa.
Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa tapaus oli Kieku-järjestelmän käyttöönotto. Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin Webropol-kyselyllä syksyllä 2017. Kysely painottui viestinnän merkitykseen muutoksessa ja annetun järjestelmäkoulutuksen riittävyyteen, koulutuksen oikea-aikaisuuteen sekä siihen, että miten yksilöityä annettu koulutus oli näiden virastojen omiin käyttötarpeisiin.
Saatujen tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että Kieku-järjestelmän käyttöönottoon käyttäjät olivat osittain tyytyväisiä mutta myös parantamisen varaa käyttöönotolle nähtiin olevan. Tutkimustulosten mukaan parhaiten onnistuttiin loppukäyttäjien sekä ammattikäyttäjien mielestä varsinaisessa käyttöönotossa. Vastaajien mielestä viestintää olisi voinut olla enemmän esimiesten ja johdon toimesta. Järjestelmään annettu käyttäjien koulutus ja sen ajoittaminen olisi voitu suunnitella ja toteuttaa paremmin. Tutkimuksessa tuli esille se, että annettu koulutus ei ollut riittävää järjestelmän käyttäjille. Myös koulutuksen aikatauluttaminen olisi voitu toteuttaa toisin sekä koulutus olisi voinut olla virastokohtaisempaa ja yksilöivämpää.
Kehittämisideoiksi nousevat henkilöstön huomioiminen ja mukaan ottaminen muutosprosessissa jo suunnitteluvaiheessa. Viestintää tulisi toteuttaa esimiesten ja johdon osalta enemmän ja sen tulisi olla oikea-aikaista. Johdon on hyvä olla sitoutunut muutosprosessiin ja sen tulisi näkyä henkilöstölle voimakkaammin. Koulutusten suunnittelu ja toteutus tarvitsevat jatkossa enemmän huomiota. Myös järjestelmän toimivuuteen kannattaa perehtyä ja kiinnittää enemmän huomiota.