Sähköisen taloushallinnon kehittäminen

Abstract

Kehittämistehtävän kohdeorganisaatio oli vuonna 2015 perustettu, Helsingissä toimiva pieni tilitoimisto Edelmira Oy. Kehittämistehtävän tavoitteena oli etsiä kohdeorganisaatiolle ja sen asiakaskunnalle sopivaa taloushallinnon järjestelmää, joka voidaan käyttää perinteisessä sekä sähköisessä taloushallinnoissa. Sopiva työkalu valittiin tiettyjen ohjelmiston valintakriteerien perusteella.

Kehittämistehtävä toteutettiin laadullisena toimintatutkimuksena, jossa aineistoa kerättiin neljässä otteessa teemahaastatteluilla. Haastatteluihin osallistuivat kohdeorganisaation omistaja sekä eri tilitoimistoissa työskentelevät taloushallinnon osaajat. Viitekehyksen pohjana toimivat neljä listaa sähköisen taloushallinto-ohjelman valintakriteereistä sekä tavoitejohtamisen ja projektinhallinnan periaatteet.

Kehittämistehtävässä tehtiin ensin selvitys, kuinka monta kohdeorganisaation asiakasyritystä olisi valmis siirtämään omaa taloushallintoa sähköiseen muotoon. Tutkimuksessa selvitettiin kohdeorganisaation tavoitteet ja strategia tuleville vuosille. Taloushallinnon järjestelmien vertailussa käytetyt valintakriteerit valittiin haastatteluista saatujen mielipiteiden perusteella. Kehittämistehtävässä vertailtiin kolmea taloushallinnon järjestelmää keskenään ja valittiin Fivaldi järjestelmä, sillä se sopii paremmin molempiin taloushallinnon menetelmiin. Uuden järjestelmän käyttöönottoa pidettiin projektina, jossa käytettiin vesiputousmallia. Kehittämishankkeen tavoitteet saavutettiin. Kohdeorganisaatio ja sen kaksi asiakasyritystä siirrettiin Fivaldi- ohjelmaan. Muut asiakkaat siirretään vuoden sisällä.

The target organisation for the present development project was a small accounting company Edelmira Oy, which was founded in 2015 in Helsinki. The main objective of the project was to find a suitable accounting software for the target organisation and its customers, which can be used in traditional and electronic accounting.

The project was carried out as a qualitative action research where the material was collected with theme interviews on four occasions. The owner of the target organisation and accounting specialists from different accounting companies participated in the interviews. The theoretical framework was based on the four criteria lists for selecting an accounting software, the principles of goal management and project management.

The development project started with clarifying the target organisation’s aims and how many clients were ready to transfer their accounting processes to electronic accounting. The most suitable criteria for choosing accounting software were searched for, evaluated by an accounting specialist via interview and used to compare three different accounting solutions. The goals of the project were reached. As a result, Fivaldi application was chosen as a preferred solution, since it met the selected criteria and support both electronic and paper based accounting. The target organisation and its two clients started using Fivaldi program. Other customers will be transferred within the next year.