Laatujärjestelmän kehittäminen projektiasiakirjoille putkiliikkeessä

Abstract

Insinöörityön tavoitteena oli kehittää laatujärjestelmä projektiasiakirjoille keskisuuressa putkiliikkeessä. Tavoitteena oli luoda järjestelmällinen dokumentointikokonaisuus projektin aikana tarvittavia tiedostoja ja asiakirjoja varten kansiojärjestelmän muotoon. Opinnäytetyössä liitteenä käytettävien projektiasiakirjojen sisältö on luokiteltu salassa pidettäväksi.

Tavoitteiden saavuttamiseksi oli kartoitettava yrityksen henkilöstön toiveet ja tarpeet dokumentaation rakenteesta, ja sitoutettava heidät kehitystyöhön. Henkilöstön tarpeiden selvittämiseksi järjestettiin kaksi kokousta. Ensimmäisessä kokouksessa keskityttiin selvittämään nykyisen projektidokumentaation ongelmat sekä laatimaan alustava suunnitelma sen kehittämiseksi.

Viimeisessä kokouksessa katselmoitiin työn tulokset sekä tehtiin valinnat ja päätökset projektidokumentaation lopullisesta sisällöstä, rakenteesta, käyttöönotosta ja seurannasta. Kokouksessa henkilöstö pääsi vaikuttamaan lopputulokseen. Palaverien yhteydessä sovittiin toimintatavoista, jotka yhdessä kansiojärjestelmien kanssa muodostavat toimivan kokonaisuuden.

Tavoitteiden saavuttamiseksi oli myös perehdyttävä kirjallisuuteen ja rakentamiseen liittyviin tietopalveluihin sekä oppaisiin, jotta saatiin käsitys hyvän laatujärjestelmän sisällöstä: mitä sillä tavoitellaan, ja miten toimivaa laatujärjestelmää voidaan yrityksessä hyödyntää.

Insinöörityön aikana havaittiin, että suurin osa asiakirjoista oli tarpeen uusia. Kansiojärjestelmän kehittämiseen kuului uusien asiakirjojen laatiminen ja vanhojen päivittäminen vastaamaan nykyhetken tarpeita. Kansiorakenteen järjestyksen osalta tuli miettiä, millä tavalla tarvittavat kansiot olisivat helposti löydettävissä.

Yrityksen työnjohdon osallistuessa aktiivisesti dokumentaation uudistamiseen henkilöstön oli helppo ottaa uudet dokumentaatiokäytännöt vastaan. Näin ollen saatiin luotua mahdollisimman yhtenäinen kokonaisuus palvelemaan koko yrityksen työnjohtoa. Samalla saatiin lisättyä henkilöstön tietoisuutta uudesta asiakirjojen laatujärjestelmästä. Projektin onnistuneen lopputuloksen ja henkilöstön sitoutumisen ansiosta kansiojärjestelmä ja siihen liittyvät toimintatavat otettiin käyttöön yrityksessä.

The goal of the final year project was to implement an accessible documentation quality system for a medium sized plumbing company. To do this, literature, information services and legislation concerning new construction were studied. Furthermore, meetings were arranged to establish the wishes and needs of the personnel, as well as to ensure the commitment of the employees. The first meeting focused on the defects in the current system. Subsequent meetings were aimed at accomplishing a model to ensure consistent documentation. Various personnel groups were consulted about the documentary process.

Most of the documents and practices in quality monitoring had to be replaced or updated to meet the standards of modern business in this branch. Moreover, an awareness of the importance of evaluating project management and quality control was built. As a result, a folder system, which is to be evaluated later, was outlined. The final structure and realization as well as monitoring the system were scheduled, and the outlines unanimously approved, in the last meeting. The implementation started immediately.