Rauman kaupungin hankintatoimen kehittäminen

Abstract

Tämän kehittämistyön tavoitteena oli analysoida perusteellisesti Rauman kaupungin hankintatoimen nykytilaa ja kehittää toimintaa teoreettiseen viitekehykseen nojaten. Tavoitteena oli laatia ajantasaiset hankintaohjeet sekä yhteiset pelisäännöt ja kehittämistavoitteet.

Työ toteutettiin toimintatutkimuksena ja siinä käytettiin sekä laadullisia, että määrällisiä tutkimusmenetelmiä. Työ aloitettiin nykytila-analyysilla, johon osallistettiin kaikki sidosryhmät. Analyysissä käytettiin useita eri työkaluja kuten; Sinisen meren strategiaa, SWOT-analyysiä, Spend-analyysiä, ABC-analyysiä, Krajlicin portfoliota sekä benchmarkkausta.

Hankintatoiminnassa havaittiin puutteita, kuten aikataulutuksen ja ennakoinnin puuttuminen, vähäinen markkinavuoropuheluiden, poikkihallinnollisen yhteistyön ja kokonaiskustannusajattelun hyödyntäminen, vanhentuneet hankintaohjeet ja ajoittain niukat henkilöstöresurssit.

Ilmenneet kehittämistarpeet olivat tyypillisiä julkisille organisaatioille. Toimintatutkimuksessa kehitettiin Rauman kaupungin hankintaprosessia ennakoivammaksi. Avoimuutta lisättiin ja aikataulutusta helpotettiin vuosikellon avulla ja hankintojen organisointia ja vastuunjakoa tarkasteltiin nykyiseen uuteen organisaatioon sopivammaksi. Otettiin käyttöön myös uusi pienhankintaohjelma. Kaikki kehittämistoimenpiteet kirjattiin uusiin kaupunginhallituksen hyväksymiin hankintaohjeisiin yhteisiksi, koko organisaatiota koskeviksi toimintasäännöiksi.

The aim of the Master´s thesis was to carry out a deep-dive analysis of the current operations in the procurement department of the City of Rauma and to develop the operations according to the theoretical frame. The objective was to create up-to-date procurement instructions, common rules and improvement solutions.

The thesis was conducted using action-based investigation. To support the investigations, qualitative and quantitative measurement tools were used. The work was started with the current situation analysis where all the attached parties were involved. The following tools were used: Blue ocean strategy, SWOT-Analysis, Spend -Analysis, ABC-Analysis as well as Krajlicin portfolio and benchmarking.

During the research, several aspects were discovered that were lacking in the procurement process. Scheduling and preventive action strategies did not exist or were not applied. Minimal dialogues and cross departmental cooperation were lacking as well as a general way of thinking about cost effectiveness. The research results also revealed expired procurement instructions and occasional lack of human resources.

The discovered improvement needs are very common for a public organisation. As a result, the procurement processes of the City of Rauma were developed more preventive. It was discovered that the accomplished changes increased the transparency between the departments. In addition, scheduling was improved by a planning cycle tool, and the organisation and responsibilities were zoomed more precisely to fit better for the new model. A new program for small purchases was taken into use. In conclusion, all the improvement solutions were registered in the new common procurement instructions that now constitute the new code of conduct approved by the city council of Rauma.