Prosessien määrittely ja dokumentointi LVI-urakointiyrityksessä

Abstract

Työ toteutettiin LVI-urakointi- ja huoltoyritykselle, joka työllistään vuosittain noin 50 henkilöä. Yritys on pk-yritys, jonka markkina-alueena toimii koko Uusimaa. Työn tavoitteena oli määritellä yrityksen olemassa olevat prosessit sekä dokumentoida ne. Prosessien määrittelyjen yhteydessä käytiin läpi prosessien eri vaiheet ja pohdittiin kaikkien vaiheiden järkevyyttä sekä tärkeyttä.

Työn tarkoituksena oli saada yrityksen koko henkilöstölle käyttöön yhtenäiset dokumentit, joiden avulla pystyttäisiin toimimaan yhdenmukaisesti. Yrityksen ydinprosessit määriteltiin sekä projektinhoidon ja tarjouslaskennan yhteistoimintaan kehitettiin yhteiset ohjeet ja muistiot. Työssä keskityttiin monelta osin projektihoitajan tehtäviin, koska yrityksen toiminnasta valtaosa koostuu projektienhoidosta.

Yrityksen ydinprosessit määriteltiin ja niiden sisältö sekä merkitys käytiin läpi kaikilta osin. Yrityksen prosessit avattiin myös muilta osin ja kehitettiin olemassa olevia prosesseita yhdenmukaisempaan ja yksinkertaisempaan suuntaan. Prosessien yrityksen toiminnassa onkin oltava riittävän yksinkertaisia, jotta ne voidaan helposti sisäistää.

Työn tuloksena luotiin yritykselle yhtenäiset dokumentit, joita päivitetään ja muokataan koko henkilöstön yhteistyöllä. Dokumentit otettiin yrityksessä käyttöön yhteisesti ja vanhat käytöstä poistuvat dokumentit arkistoitiin pois käytöstä. Tarjouslaskennan ja projektihoitajat yhteistyötä varten luotiin ohjeet ja muistiot, jotka parantavat jatkossa yhteistyötä ja tiedon siirtoa.

The main goal of the master´s thesis was to restore and rearrange the current documents of a HVAC company that operates in Southern Finland and employs 50 people. This thesis also defined the processes, and their steps, and classified them according to their im-portance.

The purpose was to standardize all processes and documents by the employees. Co-operation between project management and tender calculations was improved with emphasis on project management, the company’s core business area.

Once the main processes were determined, the results were shared with the employees. Most documentation was standardized and simplified, which clarifies project work. It is vital that processes and document are simple enough, so they can be easily understood. New memos and guides for tender calculation and project management were created in order to improve communications and data flow.

The standard documents were a successful result of this thesis. When the new documents were released, the old-ones were archived.