Lean Process Management with a 3PL Partner : Order-to-Delivery Process of Global Service Center

Abstract

This thesis was assigned by an aftersales unit of ABB Oy Drives, and its purpose was to analyze the order-to-delivery process of spare parts after the warehouse was outsourced. The objectives of the study were to discover challenges in the current process, evaluate the current performance measures, and to create procedures to assist in the collaboration management between Drives Service and their 3PL partner. The final target was to improve the current order-to-delivery process of spare parts.

A case study was selected as the research method for this thesis. The research utilized a constructive approach aiming at problem solving through theoretical and empirical knowledge. The data gathered for the case study was qualitative, and it was collected by interviewing the stakeholders of the current order-to-delivery process and the warehouse relocation project. ABB’s existing documentation, such as process maps and organization charts, were used to complement the analysis of the case.

Current state analysis consists of three parts. The first part covers the warehouse relocation project with a description of the advantages and disadvantages. This gives insights for the next part of the current state, which describes the order-to-delivery process after warehouse relocation. As a result, a process workflow and summary of the current challenges were created. The third part of the current state analysis introduces and evaluates the current performance measures that are used to monitor the process. The benchmark study completes the current state analysis by introducing the practical collaboration model between Company X and their 3PL warehouse. The collaboration in the benchmark study has many contact points with the case, and is thus selected as a part of this thesis.

The findings of the study can be divided into pointed challenges of the current state and solution proposals for them. Five different challenges were identified based on the current state analysis. For each challenge, there is a proposal for improvement based on the theoretical framework of this study. The workflow of the current process can be streamlined utilizing the development proposals of this study. Challenges, development proposals, and a new process workflow are described in the latter part of this thesis. Since the scope of this research was extensive, two additional challenges were recognized during the study process. These future research subjects are expressed in the conclusions of this thesis.

Tämä opinnäytetyö tehtiin ABB Oy Drivesin aftersales-yksikölle, ja sen tarkoituksena oli analysoida varaosien tilaus-toimitusprosessia ja sen johtamista tilanteessa, jossa varaosavarastoa ja sen operaatioita hoitaa ulkoinen logistiikkapalvelujen tarjoaja. Tutkimuksen tavoitteena oli paljastaa haasteita nykyisestä prosessista, arvioida prosessissa käytettäviä suorituskyvyn mittareita, ja luoda toimintamalleja tukemaan yhteistyötä sekä sen johtamista Drives Servicen ja varastotoimintojen palveluntarjoajan välillä. Työn päätavoite oli parantaa nykyisen tilaus-toimitusprosessin suorituskykyä ja selkeyttää sen johtamista.

Opinnäytetyön tutkimustapana käytettiin tapaustutkimusta, jossa hyödynnettiin konstruktiivista tutkimusotetta. Konstruktiivinen tutkimusote pyrkii ongelman ratkaisuun empiirisen ja teoreettisen tiedon pohjalta. Tutkimusta varten kerätty aineisto oli laadullista, ja se saatiin haastatteluiden kautta. Lisäksi tapausta varten hyödynnettiin ABB:n sisäistä dokumentaatiota, kuten prosessi- ja organisaatiokaavioita. Nämä mahdollistivat kokonaisvaltaisen ymmärryksen saamisen tapauksesta.

Nykytila-analyysi muodostui kolmesta osasta. Niistä ensimmäinen käsittelee varaston muuttoprojektia, sisältäen siitä aiheutuvat hyödyt ja haitat. Tämä antaa esitietoja nykytila-analyysin seuraavaan osaan, joka käsittelee nykyistä varaosien tilaus-toimitusprosessia. Toisen osan tuloksena syntyi prosessikaavio nykyprosessista, sekä yhteenveto siinä olevista haasteista. Nykytila-analyysin kolmas osa esittelee ja arvioi prosessin johtamisessa ja seurannassa käytettävät suorituskykymittarit. Benchmark-tutkielma täydentää nykytila-analyysin esittelemällä yritys X:n yhteistyömallin ulkoistettujen varastotoimintojen johtamiseen. Becnhmark-tapauksen yhteistyömallissa on monta yhdistävää tekijää Drives Servicen varaston ulkoistamisen kanssa, ja se on siksi osana tätä opinnäytetyötä.

Tutkimuksen tulokset jakautuu haasteisiin ja niitä vastaaviin kehitysehdotuksiin. Nykytila-analyysin pohjalta tutkimuksessa tunnistettiin viisi tärkeää kehityskohdetta, joille luotiin kullekin kehitysehdotus. Viiden käytännöllisen parannusehdotuksen lisäksi syntyi paranneltu prosessikaavio tilaus-toimitusprosessille. Haasteet ja kehitysehdotukset on liitetty myös prosessikaavioihin raportin lopussa. Tutkimuksen rajaus oli laaja, ja sen aikana tunnistettiin kaksi suuremman mittaluokan haastetta, joihin tämä tutkimus ei tarkemmin syventynyt. Nämä haasteet on esitetty jatkotutkimusaiheina lopputyön päätösosassa.