Asuntorakennuskohteen huoltokirja ja sen kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää kiinteistön huoltokirjaan liittyviä haasteita ja olettamuksia, sekä asianosaisten henkilöiden mielipiteitä ja tietoa kiinteistön huoltokirjasta. Tutkimus tehtiin Skanska Talonrakennus Oy:lle, asuntorakentamisen yksikköön.

Tutkimus tehtiin teemahaastattelututkimuksena, jossa haastateltiin 12 henkilöä. Kysymyksiä haastattelussa oli 21 kappaletta, joiden avulla luotiin keskustelua huoltokirjaan liittyvistä aiheista. Haastatteluihin pyydettiin henkilöitä, jotka työskentelevät erilaisissa tehtävissä liittyen huoltokirjaan. Näihin henkilöihin lukeutui huoltoyhtiön, isännöitsijän, tilaajan, takuutyöryhmän, suunnittelijoiden ja huoltokirjakoordinaattorien edustajia. Haastattelut nauhoitettiin ja vastaukset kysymyksiin kirjattiin ylös.

Tutkimuksessa selvitettiin huoltokirjan sisältö, tehtävät, ja merkitys, sekä mitä tavoitteita ja hyötyä kiinteistölle huoltokirjasta on. Tutkimus selventää myös huoltokirjan laadintaan liittyvät vastuut sekä kuinka laadintaprosessi etenee, milloin laadinta rakennusprosessissa pitäisi aloittaa ja milloin huoltokirjan on oltava valmis kiinteistöön. Tutkimuksessa kerrotaan huoltokirjaan liittyvästä juridiikasta, mihin huoltokirjan laadinnan pakollisuus perustuu ja kenellä on vastuu huoltokirjan laadinnasta Suomen lain mukaan.

Tutkimuksessa kerrotaan, mitkä olivat teemahaastatteluun osallistujien mukaan huoltokirjan vahvuudet ja heikkoudet, ja mitä huoltokirjoissa on kehitettävää. Vastaajat olivat sitä mieltä, että huoltokirjan laadintaan pitäisi kaikkien osapuolten panostaa enemmän, sillä hyvin tehty huoltokirja helpottaisi ja rohkaisisi käyttämään huoltokirjaa oikeaoppisesti ja paremmin kuin tällä hetkellä on tapana. Vastaajien mukaan huoltokirjoissa on paljon puutteita, mutta myös turhaa tietoa. Haastattelusta selvisi myös, ettei huoltokirjaa käytetä, kuten sitä kuuluisi, eli on yleistä, että huoltokirjan tehtäviä laiminlyödään ja huoltoa ohjataan muulla tavalla. Vastaajien mielestä huoltokirjan tulisi olla sähköinen paperisen sijaan, ja huoltokirjan laadinta ja sähköiset huoltokirjasovellukset tulisi standardisoida.

Tutkimuksessa ehdotetaan huoltokirjan laadinnan ohjeen, sekä sähköisen huoltokirjan ja yhteenkuuluvien mobiiliapplikaatioiden käyttöönottoa, kuin myös huoltokirjan käytön ja täytön vaatimista asuntoyhtiöiltä.

This thesis explores the challenges and preconceptions associated with the real estate maintenance manual in residential buildings, and the views of those using and working with the manual. The research was conducted for the housing construction department of Skanska Talonrakennus Oy.

The main research method was a theme interview, where 12 subjects were interviewed based on 21 preconceived questions designed to steer the conversation towards the theme of the maintenance manual. The subjects came from different fields of work related to the use of the manual. These included: maintenance workers, property managers (land-lords), buyers’ representatives, warranty workers, designers and maintenance manual co-ordinators. The interviews were recorded and transcribed.

The thesis examines the content, tasks and meaning of the maintenance manual, and what objectives and benefits it has for the real estate. The planning responsibilities and the progression of the planning of the manual are also explained. The legislation related to the manual and its necessity according to the Finnish legislation are described.

The research presents the views and opinions of the subjects relating to the pros and cons of the maintenance manual, and proposes which aspects of it could be improved. The subjects agreed on the fact that the planning of the manual requires the investment of those involved, as a properly designed manual would encourage to utilize it more efficiently than it is currently being done. According to the subjects, the manuals have many failings and contain a lot of unnecessary information. The subjects revealed that the manual is neglected in many cases and maintenance work is carried out according to the maintenance team’s customs, instead of adhering to the manual. The subjects preferred the digital manual over the paper version and also thought it would be beneficial to standardize the manual and its planning. The study proposes the use of planning guidelines, the implementation of a digital manual and the corresponding mobile applications, as well as the requirement for condominiums to adhere to the manual in all maintenance work.