Toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan esiselvitys

Abstract

Insinöörityön tavoitteena oli luoda vaatimusmäärittely toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa varten. Työn toimeksiantaja oli vuonna 2015 perustettu konttorikalusteita valmistava pk-yritys, joka toimittaa tuotteitaan Suomen lisäksi Eurooppaan ja Pohjois-Amerikkaan.

Yritys oli ohjannut toimintaansa Excel-taulukoiden avulla, mutta liiketoiminnan jatkuvasti kasvaessa niiden päivittäminen alkoi käydä liian työlääksi. Toiminnan seurattavuus oli hankalaa, eikä jatkuvaa kehittämistä voitu tehdä. Yritys oli päättänyt hankkia toiminnanohjausjärjestelmän toiminnan tueksi.

Työ aloitettiin tutkimalla yrityksen nykytilaa ja etsimällä toiminnan ongelmakohdat. Nykytilaa tutkimalla löydettiin toimintaan liittyvät haasteet ja syyt toiminnanohjausjärjestelmän hankinnalle. Nykyisen toimintamallin suurimpia ongelmia oli se ettei tieto liiku automaattisesti ja manuaalista työtä joudutaan tekemään paljon. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla toimeksiantajan manuaalisen työn määrä pienenee ja toiminnan seurattavuus paranee.

Tämän jälkeen tutustuttiin aiheesta kirjoitettuun kirjallisuuteen ja syvennyttiin C-CEI-menetelmään. C-CEI- eli Customer-Centered ERP Implementation -menetelmän avulla voidaan pienentää yrityksen riskiä hankkia toimintaansa sopimaton järjestelmä. Kirjallisuuden avulla luotiin haastattelukysymykset toimeksiantajan operatiiviselle johtajalle, joka oli vastuussa hankkeesta. Haastattelun perusteella luotiin toiminto-, toimintaympäristö- ja riskianalyysit, joiden avulla toimeksiantajalle luotiin vaatimusmäärittely.

Toimeksiantaja kävi työn tulokset läpi ja kertoi yrityksellä olevan muitakin vaatimuksia järjestelmälle. Työssä tehty vaatimusmäärittely ei tämän takia ollut sopiva tarjouspyyntöjen liitteeksi. Vaatimusmäärittelyä voidaan kuitenkin käyttää apuna toiminnanohjausjärjestelmien vertailussa. C-CEI-menetelmän analyysit toimivat käyttöönoton tukena, ja sen jälkeen niitä voidaan käyttää vertailupohjina muutoksen näkemiseksi.

The goal of the Bachelor’s thesis was to create a requirement specification for the acquisition of an ERP system. The client of the thesis was a small and medium-sized office furniture manufacturer, founded in 2015. The company delivers its products to Finland, Europe and North America.

The company had controlled its operations through excel-charts, but as the business was growing continually, updating multiple excels had become too burdensome. The transparency of the operations was difficult, and no continuous development could be made. The company decided to acquire an ERP system, to support its operations.

The work started by looking at the current state of the company and searching for problem areas. By studying the current state, the operational challenges and the reasons for the acquisition of an ERP system were discovered. The biggest problem with the current operation model was that the information did not move automatically and there was too much manual labor. With an ERP system the company could reduce manual work and improve its operations monitoring.

After the current state analysis, the literature on the subject was studied. The C-CEI method was introduced. C-CEI (Customer-Centered ERP Implementation) method can reduce the company’s risk of acquiring a wrong ERP system. Literature was used to create interview questions for manager of operations who was responsible for the ERP project. Based on the interview, functional, operational environment and risk analyses were created. Based on the analyses, the requirements specification was made.

The client went through the work and informed that the company had other requirements for the ERP system. The requirements specification was therefore not suitable as an appendix to the calls for tender. However, the requirements specification can be used to compare different ERP systems. The C-CEI methods analysis acts as a support for the implementation and afterwards can be used as a reference basis.