Laskutusprosessin mallintaminen ja kehittäminen

Abstract

Insinöörityön tarkoituksena oli mallintaa turvallisuusalan yrityksen laskutusprosessi. Toinen tavoite oli etsiä prosessin ongelmakohtia ja kehittää niihin ratkaisut ja saada prosessista toimivampi.

Tutkimusmenetelminä käytettiin kvalitatiivista tapaustutkimusta. Kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus on lähtökohtaisesti todellisen elämän kuvaamista. Siinä pyritään keräämään yksityiskohtaista tietoa yksittäisestä tapauksesta. Tässä työssä tiedonkeruu tehtiin päivittäisessä työssä prosessin parissa työskentelemällä, ongelmakohtia havainnoimalla ja prosessin kulkua seuraamalla. Tietoa kerättiin myös muiden prosessin parissa työskentelevien kanssa keskustelemalla. Keskustelut käytiin palavereissa tai henkilöitä haastattelemalla.

Keskustelujen avulla ja prosessin parissa työskentelemällä saatiin hyvin selvitettyä, mitä ongelmia prosessissa oli ja mihin suuntaan sitä tulisi kehittää ja parantaa. Esiin nousseita ongelmakohtia laskutusprosessissa oli tuottojen ohjautuminen väärälle organisaatiolle ja asiakkaiden maksuehtojen sekä laskutustietojen virheellisyys.

Kehitysehdotuksena esitettiin, että yritys ottaa käyttöön projektin avauslomakkeen, joka helpottaa puuttuvien tietojen keräämistä ja josta käy ilmi, mille organisaatiolle tuottojen tulee ohjautua. Kehitysehdotusten lopputuloksena prosessin kulku helpottuu ja laskuvirheitä saadaan minimoitua.

The aim of this thesis was to map out the invoicing process of a Finnish private security company, Prevent 360 Turvallisuuspalvelut Oy. Further, this thesis sought to identify problems within the process and to offer solutions.

The nature of the studies was qualitative as the study was related to events in real life. The methodology chosen to suit the context was a case study approach. Collection of research data was conducted through daily work with the said financial administrative processes by observing the emergence of potential problems and by objectively monitoring the process. Further data was gathered through interviewing individuals working with the same processes and by attending meetings on the issue.

Through the observation and gathering process a pattern of problems was identified and consequently solutions brought up. Problematic aspects were directing the returns to the correct organization and the validity of customers invoicing information and terms of payment.

The outcome of the study was a suggestion for the development of the entire financial administration, in the form of a 'project initiation form' collecting all the necessary information and clearly displaying the organization receiving related returns. As a result, the process becomes streamlined and the number of potential miscalculations is minimized.