Koko Rantakylän yhdessä : Viestintä tapahtumatuotannossa Joensuun seutukirjastossa

Abstract

Opinnäytetyöni tarkoituksena on tarkastella viestintää tapahtumatuotannossa ja tärkein osuus on saada aikaan tapahtumatuotannossa käytettävä kaavake, jonka avulla onnistutaan vielä paremmin tapahtumien järjestämisessä. Työn tilaajana on Joensuun seutukirjasto, lähikirjastot. Opinnäytetyön oli tarkoitus tulla vain lähikirjastojen käyttöön, koska meillä on yhteinen henkilökunta ja teemme tapahtumat yhdessä. Työn edetessä on tullut toiveita jakaa kaavaketta koko Vaarakirjastot alueelle, jotta kaikkien asiakkaat saisivat hyvin suunnitellut ja toimivat tapahtumat. Lähikirjastoina haluamme panostaa muun perinteisen kirjastotyön lisäksi tapahtumien tekoon ja sillä erottua muista kirjastoista.

Opinnäytetyöni on toiminnallinen ja kirjallisen version lisäksi on myös kaavake tapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen. Kaavaketta olemme kokeilleet kerran, jolloin tarkastelimme kaavakkeen toimivuutta, sekä millaisia muutoksia tarvitsee lopulliseen kaavakkeeseen tehdä. Tapahtumaa tehdessä kaavake oli hyödyllinen, koska pysähdyimme ajoissa suunnittelemaan ja miettimään tarkemmin tapahtumaa. Myös tapahtuman purkaminen keskustellen oli antoisaa sekä hyödyllistä, jossa yhdessä pohdimme tapahtuman onnistuneet sekä kehitettävät kohteet. Jatkossa on tarkoitus pitää jokaisen tapahtuman tiimoilta samalla tavalla aloituspalaveri, jossa suunnittelemme ja kartoitamme tapahtumaa sekä jaamme vastuualueet. Tapahtuman arviointipalaveri tulee olemaan meillä jatkossa jokaisen tapahtuman jälkeen. Palaverissa käydään tapahtuma kohta kohdalta läpi, kirjaamme asiat kaavakkeeseen, joka arkistoidaan lopuksi.

Opinnäytetyön aihe oli lähikirjastoille tärkeä ja hyödyllinen, jolle oli selkeä tarve. Tämä kaavake, joka on tämän opinnäytetyön tuotos, on kaikkien käytettävissä, jota voi muokata kunkin organisaation tarpeiden mukaan. Jokainen tapahtuma on erilainen, jolloin myös kaavake muuttaa muotoaan, lähikirjastojenkin käytössä. Tapahtumatuotannossa on tärkeää suunnitella ja jakaa töitä, yksin ei kukaan pysty tekemään tapahtumaa, vaikka yhdellä tai muutamalla henkilöllä on vastuu tapahtumasta. Toinen tärkeä asia on keskustella ja kuunnella, joita ei voi koskaan korostaa liikaa. Tapahtumaa suunnitellessa on hyvä kuunnella kaikkia osallisia, ja saada jokaiselle mieluinen työtehtävä ja vastuu tapahtuman aikana. Kaavake tulee käymään monen erilaisen organisaation käyttöön ja voi käyttää eri kokoisten tapahtumien suunnittelussa.