Toimialakohtaiset tilikartat : Saruman Oy

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana on Saruman Oy -niminen taloushallinnon yritys. Opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda toimeksiantajan ja sen asiakasyritysten tarpeiden ja toiveiden pohjalta toimialakohtaiset tilikartat toimeksiantajan käyttämään Fennoa-taloushallinto-ohjelmaan. Opinnäytetyön tavoitteena oli sitä kautta auttaa toimeksiantajaa vastaamaan paremmin asiakasyritystensä tarpeisiin sekä tehostaa toimeksiantajan omaa yritystoimintaa. Tutkimuksen toimialoiksi valittiin suunnittelu- ja konsultointiala, rakennusala, kaupan ala ja tilitoimistot.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja lähestymistapana oli konstruktiivinen tutkimus. Tietoperustaa varten hankittiin teoreettista tietoa tilikartoista ja taloushallinnon digitalisaatiosta. Havainnoimalla kerättiin konkreettista tietoa Fennoassa olevista yritysten tilikartoista ja tileistä alkutilanteen kartoittamiseksi. Keskustelujen ja haastattelujen kautta hankittiin käytännöllistä ja kokemuksellista tietoa sekä toimeksiantajalta että yrityksiltä.

Teemahaastatteluissa ja keskusteluissa esitettyjen toiveiden pohjalta tutkimuksen kohteena oleville yrityksille luotiin sellaiset toimialakohtaiset tilikartat, jotka vastaavat mahdollisimman hyvin toimeksiantajan ja ennen kaikkea yritysten omiin toiveisiin ja tarpeisiin. Tilikarttatoiveet toteutettiin yritysten käytössä olevia Liikekirjuri-tilikarttoja muokkaamalla. Ratkaisujen toimivuuden testaus ja arviointi toteutettiin yhden toimialan yrityksen osalta.

Tutkimuksessa ei juuri havaittu toimialakohtaisia eroja tilikartan tasepuolella eikä sille puolelle ollut varsinaisia muutostarpeita. Tuloslaskelman puolella suurimmat rakenteelliset toimialakohtaiset erot näkyivät rakennusalan projektiostotileissä ja suunnittelu- ja konsultointialan ja tilitoimiston atk-laite- ja ohjelmistokulutileissä. Tärkeimmät yritysten muutostarpeet liittyivät osto- ja myyntitilien erittelyyn sekä ostojen oikaisuerien käsittelemiseen. Yritykset toivoivat tilikartasta mahdollisimman selkeää ja yksinkertaista ja kannattivat liiketoiminnan muihin kuluihin liittyvien tilien vähentämistä monilta osin. Monet yritysten esiin tuomista tarpeista ja toiveista olivat yhteisiä toimialasta riippumatta. Ja toisaalta, joissakin asioissa yrityksillä oli erilainen kanta asiaan samasta toimialasta huolimatta. Toimeksiantajan tavoitteena oli nopeuttaa ostolaskujen tiliöintiä ja toiveet liittyivät pääasiassa liiketoiminnan muiden kulujen ja rahoituskulujen keskittämiseen.

Johtopäätöksinä voidaan todeta, että yleisten toimialakohtaisten tilikarttojen luominen on haastavaa ja että toimeksiantajan toimintaa voidaan tehostaa lisäämällä Fennoan automatisointimahdollisuuksien käyttöä. Tärkeimmäksi kehitysehdotukseksi todettiinkin Fennoan automatisointimahdollisuuksien entistä parempi hyödyntäminen sekä niiden aktiivinen seuraaminen.

The purpose of this thesis was to create business branch specific charts of accounts to the financial management software called Fennoa, which is used in Saruman Oy. The aim of the study was to help Saruman Oy to serve its customers better and to improve the business performance of Saruman Oy. The following business branches were included in the study: planning and consulting services, construction business, commercial sector, and accounting companies.

The study was carried out as a qualitative study. The theoretical part of the study consists of two main chapters, charts of accounts and digital financial administration. The used study methods were observation, interview, and discussion.

The business branch specific charts of accounts were created based on the needs and wishes of the companies included in the study. Saruman Oy also had an impact on them. The branch specific charts of accounts were implemented by modifying the current charts of accounts of the companies included in the study. The testing and evaluation of the solution was carried out for one of the companies.

On the charts of accounts, the balance sheet was not technically changed. The profit and loss account, on the other hand, changed notably in many cases. The most important wishes of the companies involved differentiation of the accounts of sales and purchases and handling of adjustment items of purchases. The companies hoped the charts of accounts to be clear and simple. Therefore, they espoused the idea of decreasing the accounts of other operating charges on most parts. Many of the needs and wishes adduced in the interviews were common in spite of the different business branches. In some issues, on the other hand, the opinions were different despite the same business branch. The aim of Saruman Oy was to speed up the booking of purchase invoices. Its main wishes involved focusing of other operating charges and financial expenses of the companies.

In conclusion, general business branch specific charts of accounts are challenging to create. Improving business performance of Saruman Oy is possible by increasing the use of the automatization options of Fennoa. Therefore, the most important improvement suggestion is to utilize the automatization possibilities of Fennoa better.