Taloushallinto-ohjelmiston hankinta ja valinta : Case Hirvijärven kunnostusyhdistys

Abstract

Sähköisen taloushallinnon kehitys on kiihtynyt yhteiskunnassamme. Yhdistykset haluavat olla muutoksessa mukana. Monet yhdistykset ovat ottaneet käyttöön erilaisia ohjelmistoja. Ohjelmistot helpottavat kirjanpitovelvollisen yhdistyksen talouden tilan seurantaa ja tilinpäätöksen laadintaa. Tutkimuksen tavoitteena oli valita kohdeyhdistykselle taloushallinto-ohjelmisto ja analysoida ohjelmistovalinnan riskejä.

Opinnäytetyö oli laadullinen tapaustutkimus, jossa perehdyttiin ohjelmiston hankinta- ja valintaprosessiin. Teoreettinen viitekehys koostui aiheeseen liittyvästä aikaisemmista tutkimuksista ja kirjallisuudesta. Tutkimuksen empiirinen osa toteutettiin teemahaastatteluna yhdistyksen talousvastaavan kanssa. Tutkimuksessa käytettiin yhdistyksen kirjanpidollisia aineistoja ja muita raportteja.

Yhdistykselle valittiin heidän tarpeisiinsa sopiva ohjelmisto. Valinnassa huomioitiin tulevaisuuden suunnitelmat. Tutkimuksessa havaittiin, että tarvekartoitus oli hankintaprosessin tärkein osuus. Riskianalyysissä selvisi, että suurin riski oli sopimattoman ohjelmisto valinta yhdistykselle. Valintaprosessissa eniten vaikutti ohjelmiston tuottama hyöty yhdistykselle.

Development of electronic financial management has accelerated in our society. Associations want to be involved in change. Many companies have introduced different accounting software. The software facilitates the monitoring of the financial situation and the compilation of the financial statements of the association. The aim of the study was to choose the financial management software for the target association and analyzed the risks of software selection.

The thesis was a qualitative case study that was explored the acquisition and selection process of the software. The theoretical framework consisted of earlier researches and literature related to the subject. The empirical part of the research was executed as a theme interview with the association's accountant. The study was used the company's accounting records and other reports.

The software was chosen for the association’s needs. The choices made for future plans were taken into account. The study found that the needs survey was the most important part of the procurement process. The risk analysis showed that the biggest risk was the unsuitable software choice for the association. The benefits of the software to the association were the most important element in the software selection process.