Ohje ostolaskujen käsittelyyn : case Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri

Abstract

Ohje ostolaskujen käsittelyyn, case Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri, on toiminnallinen opinnäytetyö jonka toimeksiantajana on toiminut Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Työn tavoitteena on ollut koota yksi, yhtenäinen ohjeistus helpottamaan ostolaskujen käsittelyprosessia toimeksiantajaorganisaatiossa.

Opinnäytetyön tietoperustana toimii alan painettu kirjallisuus, internetlähteet sekä lainsäädäntö. Tiedon keräämisessä on käytetty apuna myös toimeksiantajaorganisaation edustajien haastatteluja. Haastattelut on toteutettu sekä sähköpostitse että ylös kirjaamalla, nauhoittamalla ja litteroimalla haastattelut. Opinnäytetyöntekijä ei ole työskennellyt toimeksiantajaorganisaatiossa mistä johtuen omakohtaista kokemusta vallitsevista toimintatavoista tai ongelmakohdista ei ole ja haastattelut ovatkin olleet ensiarvoisen tärkeitä olennaisten tietojen saamiseksi.

Opinnäytetyön teoriaosiossa käsitellään taloushallintoa yleisellä tasolla ja sivutaan samalla kevyesti taloushallinnon kehittymistä. Työssä käydään läpi prosessia käsitteenä sekä paneudutaan tarkemmin opinnäytetyön kannalta olennaisimpaan eli ostolaskuprosessiin. Muita työssä käsiteltäviä aiheita ovat kirjanpito- ja arvonlisäverotuksen vaikutukset sekä ostolaskuprosessi itse toimeksiantajaorganisaatiossa.

Opinnäytetyön lopputuloksena on tiivis katsaus opinnäyteyön kannalta olennaisimmista aiheista sekä ohjeen muotoon koottu ohjeistus ostolaskujen käsittelyprosessista ja toimeksiantajaorganisaatiossa tärkeimmiksi aiheiksi koetuista ostolaskuprosessin osista. Opinnäytetyön teoriaosioon on koottu teoriaa ostolaskuprosessin sekä ohjeistuksen teon kannalta välttämättömistä aiheista. Ohjeeseen on koottu ja päivitetty ajantasainen ohjeistus siitä millainen organisaation ostolaskuprosessi on, kuinka saapuneita ostolaskuja tulee käsitellä ja miten lainsäädäntö säätelee tiliöintejä sekä muita ostolaskuprosessin osia.

Opinnäytetyö on hyödynnettävissä toimeksiantajaorganisaation arjessa ja sen tarkoituksena on helpottaa ostolaskujen käsittelijöiden työtä, vähentää virheitä sekä samalla tehostaa toiminnan laatua.

A manual on how to handle purchase invoices, case North Ostrobothnia Hospital District, is a functional thesis commissioned by the Northern Ostrobothnia Hospital District. The aim of the work has been to compile one, unified guide to facilitate invoice processing in the client organization.

The thesis is based on printed literature, internet sources and legislation. Since the thesis worker does not have any personal experience on working in the client organization and thus has no personal experience of the prevailing practices interviews have also been used to collect information. The interviews have been carried out both by e-mail and transcribing interviews.

The thesis deals with financial management at a general level, as well as the development of financial management. The thesis also introduces the processes discussed in more detail as well as the purchase invoice process. Other topics discussed at work are accounting and the impact of value added tax and the purchase invoice process for the client organization.

As a result of the thesis is a guide for the processing of purchase invoices. The guide has been compiled and updated with an up-to- date guidance how the received purchase invoices will be processed and how legislation regulates account postings and other parts of the purchase process. The theory section of the thesis is summarized with the theory of the purchase invoice process and essential topics in regard on creating the thesis.

The thesis can be utilized in the everyday life of the client organization and is designed to facilitate the work for the invoice handlers, reduces errors and to improve efficiency.